Je database zit vol dubbele contacten en niemand vertrouwt de data meer

Kort antwoord: Dubbele contacten ontstaan door imports zonder dedupe-regel en formulieren die op naam matchen in plaats van op e-mail. Je lost het op door e-mail als unieke sleutel te gebruiken, bestaande duplicaten gestructureerd te mergen en elke toekomstige import te valideren.

Herken je dit?

Dezelfde persoon staat er drie keer in. Sales belt iemand die een collega gisteren al sprak. Je rapportages tellen contacten dubbel, dus je weet niet meer hoeveel leads je echt hebt.

Waarom dit pijn doet

Vervuilde data maakt je forecast onbetrouwbaar en je e-mails ongeloofwaardig. Klanten krijgen dezelfde mail twee keer, sales verspilt tijd, en op een gegeven moment stopt het team met het CRM te geloven. Dan val je terug op losse Excel-lijstjes en ben je het hele systeem kwijt.

De fix

1. Bepaal je unieke sleutel. Voor contacten is dat het e-mailadres, voor bedrijven het domein.
2. Draai de ingebouwde duplicaat-tool van HubSpot voor contacten en bedrijven.
3. Merge volgens één vaste regel: het meest complete record is leidend, of het oudste record als basis.
4. Stel bij elke import e-mail in als dedupe-eigenschap, zodat bestaande records worden bijgewerkt in plaats van gedupliceerd.
5. Laat formulieren matchen op e-mail, niet op naam.

In HubSpot

Ga naar Contacten, dan Acties, dan Duplicaten beheren. HubSpot stelt automatisch waarschijnlijke duplicaten voor. Bij imports kies je in de stap Veld toewijzen het e-mailadres als unieke identifier.

Veelgemaakte fout

Matchen op voornaam plus achternaam. Daarmee voeg je twee verschillende mensen die toevallig dezelfde naam hebben samen tot één record, en dat krijg je nooit meer netjes uit elkaar.