Je workflows sturen spookmails en doen elkaars werk dubbel
Overlappende workflows zonder uitsluitingen veroorzaken dubbele mails en tegenstrijdige acties. Inventariseer alle actieve workflows, geef elke workflow één duidelijk doel en voeg uitsluitings- en suppressielijsten toe.
Kort antwoord: Overlappende workflows zonder uitsluitingen veroorzaken dubbele mails en tegenstrijdige acties. Inventariseer alle actieve workflows, geef elke workflow één duidelijk doel en voeg uitsluitings- en suppressielijsten toe.
Herken je dit?
Een contact krijgt twee welkomstmails van twee verschillende flows. Iemand zit tegelijk in een nurture- en een win-back-workflow die elkaar tegenspreken. Niemand durft een workflow uit te zetten, want niemand weet wat eraan hangt.
Waarom dit pijn doet
Dubbele en tegenstrijdige communicatie maakt je merk slordig en je afmeldcijfer hoog. Erger nog, je vertrouwt je automatisering niet meer, dus je bouwt er nieuwe bovenop in plaats van de oude op te ruimen. Zo groeit de chaos vanzelf.
De fix
- Maak een overzicht van alle actieve workflows met hun trigger, doel en eigenaar.
- Geef elke workflow één helder doel. Doet een workflow drie dingen, splits of schrap.
- Voeg uitsluitingen toe zodat iemand niet in twee overlappende flows tegelijk zit.
- Gebruik suppressielijsten zodat klanten of lopende deals geen marketing-nurture krijgen.
- Zet een vaste opschoonronde, bijvoorbeeld elk kwartaal, om dode workflows uit te schakelen.
In HubSpot
Ga naar Automatisering, Workflows en sorteer op laatst bewerkt en inschrijvingen. Gebruik bij elke workflow de instelling voor uitsluitingslijsten en onderdrukking. Controleer overlap door te kijken welke contacten in meerdere actieve flows zitten.
Veelgemaakte fout
Nieuwe workflows bouwen zonder de oude te controleren. Elke nieuwe flow die je toevoegt zonder uitsluitingen vergroot de kans op spookmails en dubbele acties.