STRATEGIE

Welke tools houden we, welke kunnen weg, welke jaarbesparing.

Een audit van je commerciele tech-stack: stack-overzicht, cost-per-active-user, overlap-matrix en consolidatie-voorstel met jaarbesparing en migratie-fasering. We kijken naar gebruik en waarde, niet alleen naar de jaarlicentie.

Plan een audit-gesprek Doe eerst de Maturity-scan

Wat lever je op?

01
Stack-overzicht Alle tools met kosten, eigenaren en gebruik in een sheet
02
Overlap-matrix Welke tools doen dubbel werk per discipline
03
Consolidatie-plan Wat je kunt opzeggen, met jaarbesparing

De observatie

De gemiddelde mid-market commerciele stack heeft 30+ tools. Veel zit op auto-renew.

Volgens Gartner (2024) gebruikt de gemiddelde B2B mid-market 30 tot 90 SaaS-tools in marketing, sales en service samen. Elke tool is ooit met een goede reden aangeschaft. Maar als niemand de hele stack overziet, betaal je drie keer voor functies die HubSpot ook had. Vier patronen die we in bijna elke audit terugzien.

Tools die HubSpot ook al kan

Een formulier-tool, een chat-tool, een meeting-tool, een nieuwsbrief-tool. Naast HubSpot dat dat allemaal native doet. Twee tot vier tools zijn meestal direct weg.

Seats die niemand gebruikt

Sales-engagement-licenties voor reps die er nooit inloggen. Conversation intelligence voor managers die het Drive-archief negeren. Per tool 30 tot 50 procent ongebruikte seats is geen uitzondering.

Overlap tussen teams

Marketing op ActiveCampaign, sales op HubSpot, service op Intercom. Drie tools voor dezelfde klant, drie versies van een contact-record en geen single source of truth.

Integraties die niemand kent

Zapier-flows van een oud-medewerker. Webhooks die ooit door een freelancer zijn gebouwd. Tien procent van de breakage in elke stack komt uit koppelingen die niemand documenteert.

Aanpak

Van shadow-stack naar een eerlijke kaart.

Drie tot vier weken doorlooptijd. Interviews, financieel onderzoek, gebruiksdata, MT-presentatie aan het einde.

01 Week 1

Inventarisatie

Interviews met de leiding van marketing, sales en service. Plus finance voor de werkelijke factuur-data. We trekken alle SaaS-uitgaven uit Exact, ClickUp of ons gedeelde dashboard en zetten ze op een rij.

Wat je krijgt Stack-overzicht met alle tools, kosten en eigenaren

02 Week 2

Gebruik en overlap

Per tool het werkelijke gebruik bekijken. Logins, actieve seats, koppelingen. Overlap in kaart brengen per discipline. Welke functies overlappen, welke tools werken op zichzelf.

Wat je krijgt Cost-per-active-user-overzicht en overlap-matrix

03 Week 3

Consolidatie-voorstel

Wat kan weg, wat moet blijven en wat zou je willen toevoegen. Met een onderbouwd jaarbesparings-getal en de risico's per opzegging. We zetten dat naast de groei-roadmap van de business.

Wat je krijgt Consolidatie-voorstel met jaarbesparing en migratie-fasering

04 Week 4

MT-presentatie

Een uur met je MT om het door te lopen. Beslissingen op tafel, eigenaren benoemen, fasering tekenen voor het volgende kwartaal. Inclusief een besluit-kader voor toekomstige tool-aanvragen, zodat de sprawl niet terugkomt.

Wat je krijgt MT-presentatie, beslis-document en besluit-kader voor nieuwe tools

Wat krijg je in handen

Een kaart die je MT begrijpt, geen Gartner-vierkant.

Een werkdocument met de echte cijfers van jouw stack: kosten per tool, kosten per actieve gebruiker, overlap-matrix en een fasering om de stack stap voor stap te rationaliseren. Plus een besluit-kader voor toekomstige tool-aanvragen, zodat de sprawl over twee jaar niet terugkomt.

Alles in een sheet en een Figma-blueprint. Je interne RevOps-rol of CFO kan ermee verder.

Wat je krijgt

Volledig stack-overzicht met kosten en eigenaren
Cost-per-active-user per tool
Overlap-matrix per discipline
Gap-analyse: wat mist, wat zou je willen
Consolidatie-voorstel met jaarbesparing
Migratie-fasering over twee kwartalen
Besluit-kader voor nieuwe tool-aanvragen
MT-presentatie van een uur

Wie helpt je

Drie specialisten op de stack.

Een audit is geen vragenlijst. Je zit met mensen die zelf jarenlang in deze tools hebben gebouwd, en die het verschil zien tussen marketing-praat en werkelijk gebruik.

Carel Schrier

RevOps Lead / Strateeg

Voert de interviews en spart met je MT over consolidatie-keuzes. Twintig jaar ervaring met B2B tech-stacks.
Carsten Huiskamp

CRM Architect

Duikt in de integraties en koppelingen. Welke flows draaien, welke zijn vergeten en welke breken bij elke update.
Yoni Lammens

HubSpot Specialist

Beoordeelt welke tools HubSpot al kan vervangen en welke echt naast HubSpot horen. Maakt de migratie-fasering technisch waar.

Case · B2B mid-market

Van 23 tools naar 14 met 95k jaarbesparing en betere data-integratie

Een B2B-organisatie van 120 medewerkers had 23 commerciele tools draaien: drie email-platforms, twee meeting-tools, vier prospecting-tools, twee BI-tools en een rij niche-producten. Niemand had het overzicht, het IT-budget liep elk jaar op.

In drie weken hebben we de stack in kaart gebracht en een consolidatie-voorstel gedaan: van 23 naar 14 tools, met 95k jaarbesparing en betere integratie tussen wat overblijft. Een gefaseerde migratie van zes maanden om uitval te voorkomen.

Lees meer cases

B2B mid-market

RevOps Lead, ~120 medewerkers · B2B opdrachtgever

23 -> 14

tools na consolidatie

EUR 95k

jaarbesparing

3 wk

audit-doorlooptijd

Veelgestelde vragen

Wat klanten meestal vragen.

Eerlijke antwoorden op de vragen die we voor bijna elk traject horen.

Hoe lang duurt een audit?

Drie tot vier weken. Twee weken interviews en data-verzameling, een week analyse en consolidatie-voorstel, een week voor MT-presentatie en beslissingen.

Wat kost een tech-stack audit?

Maatwerk, afhankelijk van het aantal tools en disciplines. Veel klanten verdienen de audit terug in de eerste maand consolidatie. Plan een gesprek voor een eerlijke scope-indicatie.

Doen jullie ook de migratie zelf?

Het voorstel en de fasering leveren wij. De migratie kan via een RaaS-retainer waar we de implementatie doen, of in eigen beheer met onze begeleiding. Veel klanten doen de eerste twee tools zelf en de complexere via ons.

Werken jullie ook voor tools buiten de commerciele stack?

Onze expertise zit op marketing, sales en service tools. HR, finance en product-tools doen we alleen mee als ze raken aan de commerciele flows (bijvoorbeeld een contract-tool of een data-warehouse).

Klaar om te starten?

Klaar om jaarbesparing met onderbouwing op tafel te leggen?

Plan een audit-gesprek. We kijken kort naar je huidige tools en pijnpunten, daarna krijg je een eerlijke scope.

Plan een audit-gesprek Doe de Maturity-scan eerst