HubSpot - De wereld van onboarding!

Marketing, Sales, HubSpot. Dit is Addtalk. Welkom bij de tweede podcast van Addtalk. Ja. Ja. En we zijn uiteraard weer eens in de auto. Ja. En we komen ook weer van mijn klant vandaan. Ja. Dit keer niet uit Groningen, maar uit Rotterdam. Met wederom onze mooie zonnig. Ja, want het is toch weer te zonnig om de goormdelft. Maar voor excuses, misschien dat het er een beetje ongeïnteresseerd uitziet. Maar dat is het absoluut. Zeker niet. Yoni, vorige keer hebben wij natuurlijk een oproepje gedaan. Ja! Met een codeboard. Codeboard, hè? Weet jij nog wat dat was? Angersburg. Angersburg. Ja. En er zijn er toch een aantal die hebben gereageerd. Er zijn belachelijk veel reacties geweest eigenlijk. We schroegen ervan.

Ja. Wat heb je nou besloten? Een notaris gebeld voor de officiële trigger? Ja, ik wilde eerst alle namen in een bak gooien en dan... Eentje warm maken? Eentje warm maken en dan zeggen, dit is hem. Net als de balletjes bij de Champions League. Maar we hebben toch maar besloten om iedereen die gereageerd heeft een flesje op manier aan te gaan. Dus ik kom binnenkort hun kant op? Ja. Kijk. We zitten in contact met iedereen die heeft gereageerd, dus nou het in de gaten. Dus we moeten even een middagje vrijplannen? Ja, dat zou ik wel doen. Kijk, dat is mooi. Dat zijn administratieve dingen? Ja, dat waren de administratieve zaken die we voor mezelf tikken. Maar goed, dan even naar deze podcast. Dat is natuurlijk wel belangrijk.

Inderdaad. Waar gaan we het eigenlijk over hebben vandaag? Wij krijgen veel vragen over IT. Een hele normale term. Ik heb me ook lang bijzonder geworden. Onboarden. Wat is dat nou eigenlijk? Ik denk meteen aan boarding. Daar komt het eigenlijk bijna op neer. Dan wordt het een korte podcast. Je stapt ergens in en dan ga je verliezen. Zonder gekkigheid, onboarden wil natuurlijk gewoon zeggen dat je als je kiest voor een CRM systeem, dan wil je dat daar natuurlijk je data in staat en de wensen die je hebt in staat. Je hebt allerlei wensen hoe jij daarin wil gaan werken. Wat het beste bij je organisatie past. Dus wat we dan doen is dat we in ieder geval zorgen dat de portal dusdanig is ingericht.

Dat jij na een week of 8 weken, dat je na een week of 8 in het systeem kan gaan werken. Dan heb ik meteen twee vragen. Dat is genoeg. Ja dat is goed. Kan ik zelf onboarden? In theorie ja. Maar als je echt geen kennis van een CRM systeem hebt in een vorm van Ripslot of iets anders, dan loop je wel gauw tegen zaken aan waar je wellicht niet over nadenkt. Dus dat zou ik niet adviseren. Tenzij je misschien er tot goede bent of daar al ervaring mee hebt of dat zelf kan. Precies, maar vaak is het wijs om een partner te lezen. Met Mark heen te schakelen om je daar mee te hebben. En eigenlijk, nog even voordurend, HubSpot als je dat afneemt vanaf Pro, dus Startup, Pro, Enterprise. Dus Pro en Enterprise.

Dat zijn de gradaties waar je... Ja, dat zijn de pakketten. Ik hou het afgelakte dingen. Ja, Enterprise is echt topnotch. Pro zit daar net iets onder. En Startup is gewoon de basis. Als je Pro of Enterprise pakt, dan word je verplicht om een onboarding af te nemen. Anders mag je die ook. En dat is wel met de bedoeling, omdat natuurlijk de adoptie binnen een organisatie dus daarna goed verloopt. Dat het natuurlijk een systeem moet zijn wat meerdere jaren meegaat. En dat je niet naar jou denkt, ik ga naar Salesforce en daarna meerdere jaren ik ga naar X-acup. Ja, ja, ja, helder. Tweede vraag. Domme vragen bestaan niet, maar het is heel simpel hoor. Portal. Wat is dat? Dat is jouw eigen huffel te ontbreven.

Dat is eigenlijk de applicatie online. De app, de software, de applicatie, jouw eigen omgeving. Dus die gaan we inrichten. Dus onboarding betekent eigenlijk, ik heb als bedrijf de behoefte om zowel mijn sales als mijn marketing als mijn servicebehoefte beter te integreren, beter te laten renderen. Zodat ik makkelijker mijn bedrijfsdoelzinniger kan behalen. Daar vertrek je. Je maakt de keuze van HubSpot. Tot aan, ik ga ermee werken. En ik ga ermee werken, dat betekent de organisatie, accountmanagers, verkopers, marketeers, eventueel servicemenewerkers zijn fully equipped om aan de gang te gaan. Daar hebben we het over. En er zitten bepaalde fases in, er zitten bepaalde logica in. Hoe we zo'n onboarding aanpakken.

Ja, eigenlijk drie fases. Drie. Maar moet ik zeker nu praten over de eerste fase? Nou ja, ik denk dat die beste mij ook. De eerste fase. Dat is natuurlijk gekheid. De eerste fase noemen wij strategy mapping. En dan noemen we het ook gewoon mapping. En dat betekent eigenlijk hoe wil jij HubSpot ingericht hebben. Want HubSpot is eigenlijk, ik zeg altijd maar voor de grap, binnen de kaders zijn er geen kaders. Dat is van Jules Deelder. Dus binnen de mogelijkheden van HubSpot kan bijna alles. Ja, kan alles. Maar je moet het beheersbaar houden, je moet het werkbaar houden en je hebt uiteindelijk doelen mee die je moet behalen. En wat wij in die mapping vaak doen, is dat we kijken hoe ziet je bedrijfskaart eruit.

Want de HubSpot bestaat natuurlijk uit een bedrijfskaart, een contactpersoonlijke kaart en een deal die ik maak. En in die sessie bepalen we eigenlijk hoe loopt jouw commerciële proces. Hoe zie je de stappen in het verkoopproces eruit van de klant en welke informatie van de klant wil jij kunnen opslaan. En heel belangrijk, waar komt die informatie vandaan? Ga je dat invoeren? Hoe moet dat geïmporteerd worden vanuit Exact Globe of vanuit een ander systeem? Dat is feitelijk wat we in de mapping helemaal in beeld brengen van dit is de ideale plaats als HubSpot. Voor jou zouden we moeten werken en wat we daarvoor moeten doen. Ja, eigenlijk de blauwdruk van de organisatie. Van A tot Z. Dus dat zijn echt mensen die je nog niet kent tot aan een klant.

Wat gebeurt er dan en wie doet er iets? Dus we maken het heel pragmatisch natuurlijk. Dus we brengen met een klant echt letterlijk in beeld. Hallo, ik wil een product kopen van jou. En dit gaat via een e-mail, dit gaat via een telefoontje, dit gaat via WhatsApp. Of wij spreken, stap de winkel binnen. Of zelfs op de stap ervoor. Je wil je markt gaan bewerken. Hoe ga je dat inrichten? En hoe ga je alle data die je hebt, bijvoorbeeld van mensen die je niet kent, maar je hebt er wel data van. Nou inzetten om er zo uiteindelijk klant te maken.

En dat geldt dan voor het salesproces. Dus wanneer breng je de offerte uit? Hoe registreer je dat? Wat registreer je? En wat moet de trigger zijn van het moment dat iemand bijvoorbeeld een offer heeft ontvangen, per e-mail of per telefoon voor een mens of een marketingatie? Ja, eigenlijk gewoon de werkprocessen. Dus de werkprocessen van wat doet iemand dan en wie doet dan wat. Exact. Dat is een blauwdruk, dan maken we een tekening. Vervolgens stemmen we met de klant af, is deze tekening zoals die ook in de praktijk werkt en heb je de herkenning bij? Ja. Daar volgt een ja uit. Klopt. En dan? Dat is het mooie, de blauwdruk is ook meteen het projectblok. En daar wel een kanttekening bij dat we in de blauwdruk kunnen we natuurlijk ook een situatieschets doen waarin je de stip aan de horizon neerliet.

Ja. En het kan ook zijn dat we versie 10 al presenteren, maar dat we weer op versie 1. Exact. Dus het mooie is, we hebben een projectplan, dat is fantastisch. En met dat projectplan gaan we uiteindelijk de technische realisatie doen. Ja. Dus we gaan, dat we eigenlijk inrichten. Volgens de manier zoals je in de strategy mapping dat we hebben afgesproken. En dat valt dan, voor mij beleef ik ook altijd drie fases uiteen. Het is het niveau, hoe doe je letterlijk, we hebben op een bedrijfskaart gezet, ik wil graag ABCD prospects hebben en klanten. Dus hoe groot zijn die? Want dan kan je bemerking doen. Dan moet jij letterlijk een label aanmaken, klanten A, B, C, D. En als je bijvoorbeeld zegt, ik wil ook een branche kunnen invoeren, omdat ik er later een branche specifieke content voor kan maken.

Moet je wel zeggen, agrarisch, productie en die zet jij erin. Ja, klopt. Dat is een fase? Dat is een fase. Dan heb je nog een fase met imports en mapping van data. Ja. Kan je daar wat over vertellen? Nou kijk, uiteindelijk is het natuurlijk zo dat je, of het kan zo zijn dat je vanuit Excel werkt. Dus het kan zijn dat je zegt, nou daar komt de behoefte vanuit. Want ik heb al een klantenbestand. Ja, of dat je dat inderdaad in Excel bijhoudt, dat je daar je klantenbeheer in doet. Maar goed, daardoor heb je natuurlijk gekozen voor een Hubsid. Of een ander CRM systeem. Dus betekent die Excel'tjes die we dan hebben, die gaan we importeren. Maar het kan natuurlijk ook zo zijn dat je een ander CRM pakket hebt.

Maar daar eigenlijk niet blij mee bent of niet tevreden of het werkt niet zoals je wil. Een nieuwe wens. Een nieuwe wens, je bent het ontgroeid. Er zijn heel veel pijnpunten te benoemen waarom je zou overstappen. En dan gaan we natuurlijk exports maken van het huidige systeem. Of ja, het oude systeem opdraken. Die we gaan exporteren om dan op de juiste manier, met opschoning en alles erop en eraan, weer opnieuw te importeren in de huidschot. En dan zeg je eigenlijk wat je in die fase doet is dat je zegt naam in HubSpot moet praten met naam in Excel of met naam in het oude systeem. De woonplaats moet daar met elkaar praten. Dus dan weet het systeem waar je het moet zetten. Juist. En wij noemen dat in de praktijk field mapping.

We kijken welk veld moet met elkaar gaan praten en missen we dan iets. Dus dat is binnen de tweede fase het tweede punt. En dan hebben we nog de derde en dat is altijd mijn favoriet. Praktische inrichting, want dat vergeet iedereen altijd. Praktische inrichting. Dus als jij zes accountmanagers hebt, moeten die zes accountmanagers in het systeem staan. Ja. En die moeten aan klanten hangen. Ja, en je moet de mailbox koppelen. Waarom moet je de mailbox koppelen dan? Mijn favoriete feature in Upspot. Ja, dat is natuurlijk fantastisch. Nee, kijk, je mailbox koppel je om natuurlijk de contacthistorie op te bouwen met een klant, met een bedrijf. Dus ga je nu zeggen dat alles wat ik mail naar een contactpersoon wordt automatisch

weggeschreven in Upspot? Ja. Ja, dan is het natuurlijk echt perfect. En dan hebben we natuurlijk ook een telefonie, wat ook gekoppeld kan worden. Dus je kan de belletjes terugzien. In de meest ideale, of laten we zeggen, de versie goud afgelakt, handelvergaan, zou je het zelfs zo kunnen hebben dat HubSpot het gesprek opneemt en automatisch kan transcriberen. Maar dat is wel... Geraudomatiseerd? Ja, maar dan zit je natuurlijk wel met bepaalde zaken om mensen te attenderen dat een gesprek... Ja, dat is natuurlijk wel AVG moeilijk regelen, maar dat valt allemaal te regelen. De AVG is sowieso goed geregeld binnen de VAT. Ja, dat sowieso. De servers staan in Europa en alles is zelfs voor de ziekenhuizen met echt medische data.

Ja, kijk. Dus echt tot in den treuren. Je moet accountmanages aanmaken, je moet soms producten aanmaken in het systeem. Je moet valuta instellen, tijdzolder. Dashboarding. En dat zijn dan de drie stappen die we in de tweede fase nemen. Ja, en dan hebben we eigenlijk fase drie. Fase 3. Die doen we samen. Ja. Altijd. En dat is eigenlijk het implementeren van het systeem. Ja, trainen. Trainen. We gaan het gebruiken. We beginnen vaak met de testfase. Als fase 2 voorbij is, dan staat HubSpot is ingericht. Ja. Wij zijn altijd erg blij met ons eigen werk. We beseffen heus wel dat dat vaak rond 80-90% zet. Er zijn andere dingen die in de praktijk anders blijken. De klant wil het liever op een andere manier.

Dus dat doen we vaak een pilot fase. Kort en hevig. Een week of twee, drie, vier. Zodat we een kleine groep of als kan gaan gebruiken. Er kan immers niks stukken, een HubSpot. En daar krijgt iedereen de gewend aan. En dan halen wij onpersoon foutjes of verbeteringen er al meteen uit.

Dan zijn we daarmee klaar.

En als we dan alle neus dezelfde kant op staan. Dan gaan we naar GoToAccountBeders. Dan gaan we trainen. Dan gaat de organisatie er mee aan de slag. Dan doen we vaak een fysieke training. Ja, dat is wel zo fijn. Waarbij we echt het verkoopproces helemaal doorlopen. Alles laten zien waar je op kan klikken. Dan mag iedereen weer twee weken spelen, oefenen. En dan halen we daarna het net op. Dan doen we een terugkomdag. Ja, en dan zeggen we we kunnen nog even de laatste details bespreken. En zaken. En dan kunnen we dat nog verwerken. En dan ben ik eigenlijk al aan boord. En daarna ben je eigenlijk al good to go. Wat vaak nog wel plaatsvindt is dat we dan op dashboard, zullen we dat data samen hebben gaan optimaliseren.

Dus er zit nog wat fine tuning in, wat we natuurlijk dan pas kunnen gaan doen. Want er zit eindelijk data in, mensen zijn ermee bezig geweest. En dan kunnen we inderdaad de laatste puntjes op de i zetten om de onboarding af te ronden. Maar goed, dat is eigenlijk het startsignaal natuurlijk. Dat was inderdaad mijn vraag. Wat is dan jouw advies? Ik draai, dankjewel Edmark, te stoppen.

Ja, als je ons beurt bent misschien. Dat kan ik me ook niet voorstellen.

Maar in potentie zou dat kunnen. Maar eigenlijk wil je natuurlijk dan start het proces. Dan gaan we het verbeteren, optimaliseren. Dan gaan we het verbeteren, doorpakken. Dan ga je natuurlijk ontwikkelen. Je wilt misschien meer automatisering erin, AI wil je misschien toepassen. Je komt nu net een stukje beter en dan hebben wij het vaak over ondersteuning van 4 tot 24 uur in de maand ofzo. Ja, een beetje afhankelijk van natuurlijk de vraagstukken die er lopen en die er zijn. Maar over het algemeen kan je met 4 uur in de maand dan wel in ieder geval beginnen. Ja, ik heb daar namelijk ook nog een advies over waarom ik eigenlijk kranten dat altijd adviseer. Voor gebruikers is het fijn dat het nog een jaar lang doorontwikkeld wordt.

Het systeem wordt continu beter en gaat steeds meer naar de hand van de organisatie gezet worden en wordt steeds meer native voor de medewerkers. En daarmee zeg je ook tegen, door medewerkers als organisatie zijnde, wij vinden het belangrijk dat dit optimaal is. Het geeft er ook een signaal mee dat er continu verbeteringen doorgevoerd worden. En dat is internationaal onboarding? Dat is eigenlijk heel simpel gezegd. Wil je hoe snel kan het gaan? Wij zeggen twee tot drie maanden. Het is een beetje gemiddeld genomen, acht weken. Acht weken? Moet wel alles mee zitten? Ook aan beide zijden? Ja, dan moet de samenwerking met de klant natuurlijk feilloos gaan. Als er natuurlijk op bepaalde tijden niet gereageerd worden, of als het wat blijft hangen.

Logisch wijze loopt het uit. Als alles mee zit en het gaat in vloeiende vaart vooruit, dan hebben wij in acht weken tijd het en muziekbammel staan. Dus we noemen het onboarding, maar eigenlijk is het gewoon complete implementatie van Hubsibot. Na een dikke negen. Ja.

Na de Hubsibot, hè? Ja, moeilijk ook niet door je te maken. En wij praten ook graag mensen hebben van basis van twijfels hebben van wat is dan werkelijk. Natuurlijk, en dat laten we natuurlijk graag zien met blueprints. Natuurlijk wel dubby, we hebben geen klant data aan. Maar wel gewoon dubby, hoe pakken wij het nou aan? En vanuit daar krijgen we in ieder geval een goed beeld. Wat gaat dat nou voor mij betekenen? Dat is wel goed, fixeren en zo. Even wat anders, ik zie een bord. Schuurfeest, wat denk jij dan? Een schuurfeestje, carriquatus. De mensen moeten aan nu, schuurfeest. Weer even wakker worden. Ja precies, want schuurfeest is nu het code. Het is een code woord, hè? Dit keer hangen we wat aan, we halen we wat aan.

We gaan hangen, we gaan hangen. Ja, post het schuurfeest en er komt een mooie headboard financier. Maak kans op een mooie informatie. Ja precies. Dus anders heeft de controle, want de mensen steeds wakker zijn. Maar, wat ga je van het weekend doen? Wat ik van het weekend ga doen? Dat is een goed punt. Ik weet niet of ik dat in een podcast moet zeggen. Ik kreeg een appje van... Een nade te noemen persoon. Een nade te noemen persoon. Mark. Dat het mooi weer was om biet te drinken. Nu vind ik dat al snel. Maar het idee is als volgt. Uiteraard. Voortjebal. Een kleine jongen mag lekker naar de voetbal. Ik hoop dat hij scoort in het goede doel. Niet in zijn eigen doel. En daarna wordt het barbecuutje aan en een pilsje aan.

En lekker relaxen. En zondag bij een brasserie in Eteleur. Opgeleed met een schilvoetbal. Oké, ik wil nog wel even terug naar dit. Zie jij nu al kwaliteiten terugnomen van jezelf? Of kan je je zoontje beter... Ook van mezelf? Nee, nou goed. Je kan je zoontje een beetje bijlen aan jezelf. Hoe je zelf was. Maar zie je bijvoorbeeld ook een andere voetbal? We hebben natuurlijk met legendarische mensen samen gegevraagd. Uiteindelijk hebben we, ik noem er maar een paar, Max Joze, Mon Krijger, Mo Met, Sonny, Gains Krijger, Rube van Streel. We zijn er genoeg hè? Sebas. Ja het zijn er nogal wat. Man man man. Ik dacht heel even dat je ging vragen of ik al kon stoppen bij werken gezien als talent. Maar maak je geen zorgen. Dat duurt wel.

Wel, de risico loop je niet. Project Mbappé is mislukt. Ja, project Mbappé is mislukt.

Ik zit heel even te denken waar hij... Nee, hij heeft een vleugje bloemetjes plukken. Een vleugje edelbal, ik kan scoren. En duim opsteken op papa. Dus er zit nog niet echt lijn in. Maar goeie vraag. Ja, ik was gewoon een idee. Oké, maar dus veel eten hoor ik. Dat hoor ik. Hij moet nog veel broontjes eten.

Nou oké. Maar we hebben natuurlijk ook nog wel een dilemma. Ja! En eigenlijk is het meer een vraag. Want het is niet echt een dilemma. Oh, het is niet echt een dilemma. Of we moeten hem anders verpakken. Of het is van jezelf een dilemma. Het is meer de vraag, wat zou jouw ideale tijden zijn? Dus als je vanaf morgen zou moeten werken, je mag alleen nog maar één periode kiezen van tijd. Dus je begint ongezondagsvroeg. Moet het alleen gesloten zijn? Nee, hoeft niet. Dat zijn eigenlijk drie opties. Zondagsvroeg, zoverlaat of alles wat ertussen invalt. Ik hoef niet om te kijken naar kleine gyms en naar school brengen en wat dan ook. Gewoon even afgezonderd van, ik heb alles voor het zeggen. Ik heb ook geen last van, de wereld is gewoon beschikbaar wanneer ik wil als ze beschikbaar zijn.

Dus ik hoef even nergens rekening mee te houden.

Ik denk van zes tot zes. Zes uur zorgens tot zes uur zaterdag. Vier dagen. Maar wel een beetje lauloene als ik er zin in heb. Ja, dus wel een beetje vriendinnen. Af en toe wel vriendinnen. Want ik werk graag. Ik mag niet overwerken zeker. Nee, ik moet wel in die tijd blijven. Maar dat tellen we niet mee, want anders kan je 24c geren. Alleen de laatste uur... Je mag maar 8 uur inbelen? Ja, ik mag je 8 uur inbelen. Matke. Zo. Als ik al 7 uur begin, ben ik dan klaar? 3 ofzo, hè? Ja, zoiets. Ehm, zo jij. Jij maar even. Ik vind dat, bij mij valt het nog niet mee. Nee, oké. Als ik ben niet s'avonds. Niet s'avonds? Nee, niet s'avonds. Ja, ik ben wel, ik zou wel juist s'avonds of s'nachts willen werken.

Echt? Ja, verrassend hè. Waarom? Nou, omdat het gewoon, ja kijk, dat is natuurlijk wel het ding. Ik kijk het nu vanuit het perspectief, dan is toen niemand meer wakker. Dan heb ik al de tijd. Klinkt een beetje... Ik wil niet gestoord worden. Ja precies, maar dat is af en toe wel lekker. Maar goed, dat vind ik wel de meest fijne tijden. Dan ben ik het meest aan. Welke nachtmensen? Ja, s'avonds, s'nachts. Ja, want wij appen wel eens een keer in en dan kun je je op de nest. Ja, ja precies. Dat komt ook wel eens voor dat jij naar het jeugdjournal... Nee, ik moet ook een tijdstippen kiezen. Nou ja, voor mij mag het ook gewoon... Eindelijk, wanneer ik aan ben, wil ik echt aan kunnen zijn en tot het gaatje gaan.

En wanneer ik uit ben, bijvoorbeeld maandagond, daar komt er een beetje op, dan wil ik eigenlijk vrienden. En dan vanaf nu of een maandag, gas erop. Nee, maar er zitten bij jou wel veel meer iets MHA aan. Ja, maar eigenlijk heb ik nu al ongeveer onze bewegingtijden wel hebben. Ja precies. Maar ik mag niet overwerken dit dilemma. Nee, nee. Dus zodat ik je heb, dan red ik het niet. Ja. Ik kan ook bij mezelf te maken. Ben je een beetje een luie medewerker? Dat klopt. Ja. Ja, dat klopt. Ik ben de hardste te verwerkende luie medewerker van Nederland. Ja, dat moet je altijd wel weer in. Zeker. Dus dat? Ik wil ultieme flexibiliteit. Ja, ultieme flexibiliteit. Om er uiteindelijk nooit gebruik van te maken.

Nee precies, dus de ultieme flexibiliteit of juist in de ochtend of juist in de avond. Dat is eigenlijk de eerste partij. Ja, maar dat hoort natuurlijk ook graag van hier. Uiteindelijk zijn we ook wel benieuwd wat voor type werknemer jij dan bent. Inderdaad. Welke time? Dan gaan we inderdaad rijden langs Colstead zien. Ja, we zijn aan het bouwen. Niet daar. Nee, niet daar. Dan hebben we podcast 2 achter de rug. Inderdaad, teruggelekt. We weten nu inmiddels wat voor die mijn werk niet hebben. Inderdaad. Nou, helemaal blij mee. Bedankt weer voor het kijken. Wij gaan nog heel even de rit naar huis maken en wij gaan ons opmaken voor podcast nummer 3. Yes. Top. Bedankt weer. Fijne dag.