HubSpot - geautomatiseerde processen! 🤖

Marketing, Sales, HubSpot. Dit is Addtalk.

Welkom bij weer een nieuwe podcast. De derde alweer. De derde. Maar wel met een behoorlijke tussenpauze. En zonder beeld. Dat blijft wel het thema. Dat is op zich wel positief. We zijn alleen maar op pad als mooi weer. Dat is op zich ook wel leuk. Wat hebben we vandaag op de planning staan, Yoni? Goeie vraag. Wij merken dat wij bijzonder veel klanten uit het transport en logistieke sector hebben ineens. Dat groeit een beetje zo, dat gaat organisch. En wellicht is het leuk om dat ook een beetje toe te lichten hoe die ons vinden. Dat is ook een beetje de case voor niet-transporteurs en logistieke bedrijven. Maar aan de hand van een voorbeeld van logistiek bedrijf kunnen we eigenlijk best wel de voordelen van Hubschot gaan uitleggen.

We zijn nu actief met een grote truckdealer internationaal. We zijn actief met een rederij. We zijn actief met twee logistiek dienstverleners. En ondertussen met een transportbedrijf. Hoe is dat zo gelopen, Carel? Wat denk jij wat zij als voordeel zien en waar gebruiken ze HubSpot voor? Misschien het laatste wel mee starten. Nog een keer, de laatste vraag. Waar gebruiken ze HubSpot voor? In de bracerzin van voor natuurlijk. Eigenlijk is het heel divers. Maar met name waar het natuurlijk om gaat is data. Dat is eigenlijk de kern. Want we kunnen niks. Met onder data kan je niks. Wat je dan met name ziet in de praktijk, of ze werken met een ander CRM systeem, of ze werken met Excel, of... Met Outlook.

Bijvoorbeeld. Maakt niet zoveel uit wat. Dus dat betekent dat in veel gevallen, dus laten we even zeggen als je een ander CRM systeem gebruikt, dat we dan eerst gaan kijken naar de inrichting van het huidige CRM systeem. Om te bepalen van oké kunnen we S is over. Want als je troep ergens gebruikt en het werkt niet, dan ga je troep in een ander systeem gebruiken, maar dan gaat het net zo hard niet werken. Dus datakwaliteit en data goed erin krijgen is een stap 1. Precies. Dus daar is de kern. En als je daarna eigenlijk omheen fietst, en dat is eigenlijk wat je net opnoemt, truck, drive, logistiek, dienstverleners, whatever. Eigenlijk komt het er dan op neer dat we in veel van de gevallen, in ieder geval de sales hub, vaak implementeren.

Dus dat is dan één. Maar marketing en service is dan een beetje afhankelijk per klant wat we dan ook meer doen. Dus het marketing schil en de service schil in de termen van enquêtes en surveys. Dat zetten we dan echt ervan in. Ja, maar eindelijk, dat is gewoon grappig dat je dat zegt. Eigenlijk wat je bij alle bedrijven bijna ziet, is dat HubSpot gebruikt wordt voor verkooptrajecten, aanvragen. Dus bij logistieke dienstverleners gaat het om het samenwerkingsverband van maanden, half jaar, een jaar. Erin afgesproken wordt dat de complete logistiek van de gebruik handen genomen wordt. Dat wordt vanaf aanvraag tot aan uitvoer en onderhoud van die relatie wordt in HubSpot gedaan door accountmanagers.

Daarnaast wordt het ook gebruikt voor even stom gezegd orders. Ik heb een pallet met pingpongballen en die moeten naar daar en dat heb ik aan dat bedrijf gevraagd. Dat wordt helemaal vanuit HubSpot onderhouden gemanaged. Bijna zelfs tot in sommige gevallen de offet of de quote in HubSpot. Ja, sommigen willen dat nog een vol stap aan doen en sommigen, mits technisch ook mogelijk, doen we dat eerst. En dat is het grote voordeel, en dit geldt ook voor bijvoorbeeld de truckdiener waar wij mee bezig zijn. Je bewerkt klanten, je legt contacten met klanten. Daarmee onderhouden je je CRM, dus je doet echt je relatie managen met klanten. Dan kan er een nieuwe fase ontstaan. Die nieuwe fase kan ontstaan vanuit jouw relatie met klanten of vanuit marketing.

E-mailings, social media posts, whatever. En dan start er een, zolg je dat noemen, een dealflow. En hoe zie je dat gebruik nu bij die logistieke dienstverleners en die truckdealer met een dealflow? Het gebruik van wat ze nu aan het doen zijn? Ja, dus bij een nieuwe klant hebben ze eerst een kennismakingsgesprek. En dat wordt allemaal gelogd in HubSpot, zodat iedereen er overal bij kan. Ja, eigenlijk is het wat we dan natuurlijk, dat hebben we in een vorige podcast ook al deels aangehaakt. Vanuit de search mapping die we dan doen, gaan we eerst het proces in kaart brengen van hoe werken jullie nu precies. Dus wij kijken vanuit de praktijk hoe er gewerkt wordt. Dus hoe belt een klant of mailt die?

Welke fases zijn er of wat doe je in het proces rondom. Inderdaad, als je iemand gekwalificeerd hebt in het proces tot aan dat die handtekening er is. Dat leggen we bloot als het ware. En dan gaan we daar een Hupzolt-sauze over inleggen. Hoe kunnen we dat proces dan zo goed en efficiënt inrichten in Hupzolt. Zodat er meteen ook voordelen zijn en tijdswinstgenomen worden. Maar daarnaast is registratie ook een ander ding. Wat we dan dus doen, is dat we de fases ook gaan herkennen. Dus je hebt een kennismakingsfase bijvoorbeeld. Bij nieuw business met name. Dan heb je bijvoorbeeld, dat je een offerte moet gaan maken. Dan heb je je offerte gezondheid en dan heb je hem gewoon nog verloren. Dat zijn eigenlijk in de basis vaak de fases die voorbij komen.

Er zitten wat iteraties in, dus bij klant verschillend. Dat er een fase bij komt, waiting for delivery of welke fase dat relevant kan zijn. Om nog toe te voegen in het verhaal. En zo verdelen we dat ook weer tussen nieuw business maar ook bestaande business. Om daar ook weer grip op te kunnen krijgen. Precies, en bij bestaande business hebben we het ook over het onderhouden van de relatie, maar ook de orders als het ware. Dus of het daarom gaat om de aankoop van een truck of ik heb pingpongballen die van A naar B moeten, dat gaat allemaal in en door HubSpot. Ja, klopt. En bij de klant waar we vandaag geweest zijn, dat is een mooie klant, een dynamische club. Daar hebben we ook nog wat formulieren toegevoegd automatisch in HubSpot.

Hoe zat dat dan precies? In eerste instantie maken de hun-maker dus wel gebruik van quotes, dus offertes in HubSpot. Dat is vers 1. Vanuit de deal halen we bepaalde waarden op, die zetten we op de offerte. Dus dynamisch halen we dat op, zodat we dat op de offerte kunnen plakken. Dan gaat hij de reel daardoor. Iemand kan met e-sign ondertekenen. digitaal krijg je een siteje als je moet tekend, dan gaat hij automatisch naar het bakje Closed On. Want met een handtekening betekent dat je een Closed-App. En bij deze klant was het zo dat ze nadat het Closed On is, een bepaald formulier wilde invullen. Dat gebeurde nu met een pdf. Met de hand? Ja, met de hand. Of tenminste het was een digitaal pdf, dus die sturen ze met de hand naar een klant.

Die vult hem dan in, stuurt hem terug en dan is het ingevuld. Wat we nu hebben gemaakt is een formulier die je digitaal kan invullen, maar dat ook meteen naar Hubslot teruggeschoten wordt. Daarmee heb je het voordeel, punt 1, dat iemand zich gekenbaar maakt met die IP-adres. Dan heb je die match met die IP-adres. Dus kunnen we daarna het gedrag dat je op de website van de klant vertoont ingaat te houden. Dan kan je ook zien of een e-mail geopend is of niet. Kan je zien dat de mail geopend is of niet, of de link aangeklikt is of niet. En het voordeel natuurlijk is, je hebt geen al matig merk mee. Dus de klant vult het eigenlijk in, komt meteen in de hefset te staan. In de hefset krijgt meteen degene die eigenaar is van de deal.

Of gewoon standaard iemand op het formulier zetten die de meldingen binnenkrijgt. Van hé, er is een nieuwe inzending. En dan kan er bijvoorbeeld weer een proces gestart worden of een taak gegenereerd worden voor afdeling X om er iets mee te doen. Precies, dus feitelijk ga je processen die drie of vier stappen met de hand uitgevoerd moesten worden, volledig automatiseren in HubSpot. Komt er geen mensen meer aan te passen. Eén keer goed inregelen. Data klopt, klant blij, win de handelingen. Ja, het proces wordt efficiënter en je kan ook niks vergeten. Het SumUp, dus het proces dat na Closed One is wordt uitgemaakt op de mail gestuurd met het formulier. digitaal ingevuld, komt terug, wordt een taak aangemaakt, al dan niet voor een bepaalde afdeling

of persoon. Die moet misschien iets gaan doen of omzetten of inregelen of wat daar de keuzes in zijn. En dat stuk gaat dus veel efficiënter en sneller dan. En dan is het zelfs nog mogelijk om aan de hand van de data die je hebt van de klant, je opvolging in te regelen. Ik zeg altijd, ik ben nogal een grote fan van kantyperingen op basis van omzet bij jou, A, B, C, D. A heel veel omzet, D minder omzet. Gecombineerd met potentie. A veel potentie, D weinig potentie, want jouw grote wist zit bij D klant, jij hebt er weinig omzet bij. A potentie, heel veel potentie. Daar wil je dat je accountmanage zit en HubSpot kan dus automatisch taken aanmaken om juist bij die klanten te zitten. Dat is een kwestie van één keer goed inregen.

Ja, dat is natuurlijk inderdaad het relatiemanageverstuk. Dat is het relatiemanageverstuk. Om daar uiteindelijk binnen die klant een groter marktandeel te verkrijgen. Ja, en dat kan natuurlijk ook meerdere triggers zijn. Dus je kan ook zeggen als je omzetdata erin hebt of als je orderdata erin hebt, kun je ook zeggen hij heeft al twee maanden niet besteld, dus dan wil ik altijd een centje krijgen. Het is allemaal in te richten naar wens. Dit is natuurlijk een voorbeeld wat je schetst, maar het is eigenlijk op basis van datapunten kan je het zelf inrichten. Precies. En als we naar overzicht hiervan kijken, manager hiervan, er zijn natuurlijk veel ondernemers, sales managers, CEO's die graag overzicht willen.

Het voordeel is van het werken binnen HubSpot met die deal flow, wat eigenlijk gewoon een klantreis is uitgeschreven van de kennismakingsfase naar een offerte, naar getekend, naar verloren, is dat je binnen die pijplijnen een totaal overzicht hebt van alle deals. Dat kan je op teamniveau doen, dat kan je op mensniveau doen, dat kan je op brancheniveau doen. Dat is allemaal relatief eenvoudig in te regelen. Dat kan inderdaad ook alweer op verschillende manieren. Dus je kan verschillende views aanmaken zoals het mooi heet. Dus eigenlijk gewoon een weergave van de data die je filtert. En je kan een rapportage aanmaken. Dat kan ook. Dat je een reportage voor een salesmanager hebt met de juiste data die je persoon wil zien.

Dan kan je ook automatisch inkenen. En mailtje bijvoorbeeld dat je een automatische mailbox opent en een mailtje ziet. Dan kan je meteen welke data zien. Dus zo kan je daar natuurlijk op sturen. Dat is maar net welke data je wilt managen. Precies. Dus als wij een gedachte experiment doen. Je hebt een transportbedrijf, een logistiek dienstverlener. Er is iemand bij jou in de buurt die maakt sappen of half fabrikaat van sappen of pingpongballen. En die denkt er moet iets vervoerd worden. Die gaat een aanvraag doen bij verschillende partijen. Dat gaat vaak per mail. Dan komt het in de gezamenlijke mailbox terecht. En dan gaan mensen individueel van elkaar vaak niet inzichtelijk gaan proberen de order binnen te halen.

Binnen HubSpot gaat dat anders. Die komt in een centrale bak waar iedereen inzicht in heeft terecht. En binnen HubSpot kan je zowel de order sluiten. Als daarna voor zorgen dat de binnendienst of degene die de uitvoer doet. Ook op de hoogte gesteld wordt. Volledig automatisch van de uitvoerorde. En zo reigen we alles compleet aan elkaar. Dus alle historie over bepaalde deals, orders, zaken, wordt natuurlijk op de klantkaart, op de dealkaart, op de companykaart, weggeschreven. En dit is moeilijk, stel een klant zegt, en ik weet dat het moeilijk uit te drukken is, over hoeveel geld hebben we nu en over hoeveel, en wat is het doel in de tijd? Ja, geld is natuurlijk wat dat betreft een beetje afhankelijk van de echte wensen en

hoofdrund zit er nog wel het hak en o dan. Ja, zit natuurlijk zo'n maatwerk in. Dat snap ik. Ja. Maar als je dan kijkt naar bijvoorbeeld de doorlooptijd. Ja, wij zeggen altijd wel, een beetje ook met slag op de arm, dat binnen acht weken, dus laten we even zeggen twee maanden tijd, dat je dan wel redelijk op een run kan zijn. En dan heb je, hoe wij er naar kijken, heb je een V1 staan waar je gewoon mee kan werken. En daarna gaan we eigenlijk kijken naar de basis staat, wat gaan we nu nog extra doen om het nog beter te maken, nog sneller te maken, efficiënter te laten werken, en dat soort efficiëntieslagen om elke dag een stapje beter te worden. Precies. Is het dan ook makkelijk schaalbaar? Dus stel ik ben een logistiek dienstverleden en ik heb verschillende bedrijven, verschillende landen.

Nee, het is wat dat betreft niet heel moeilijk om dat schaalbaar te maken, mits je natuurlijk aan de voorkant en dan komen we weer op een stukje surgy mapping, wat we natuurlijk met klanten doen. Daar wel natuurlijk ook over hebben. Want toekomstwise is handig om nu al vast rekening mee te houden. Heb je bedrijven al, of dependances of whatever, in het buitenland zitten? Gaan die met elkaar werken? Moeten die data op elkaar zien? Wil je onderscheid hebben? Dat zijn allemaal natuurlijk relevant vragen om te stellen. Om dat dus al vast in te richten zodat het later niet een probleem kan zijn om zomaar labels, verschillende bedrijven en entiteiten te doen. Dus goed schaalbaar. Waar moet ik altijd denken bij schaal?

Schaal? Mantel? Nee. Wat kan je in een schaaltje doen? Nootjes. En? Je kan heel veel in een schaaltje doen. Kan er ook chips in? Ja, kan er ook chips in. Ik denk ik ben wel een mooie brug. Ik was nog helemaal Ik ben allemaal helemaal serieuze, ik kan niet laten, maar jij bent al de brug aan de... We zijn nu toch duidelijk? Het mocht niet langer een kwartier duren serieuze beeld zijn. Nee, dat klopt, maar ik dacht jij zegt nu nog even een resumé, maar nu is het. De brug is duidelijk, een schaaltje met chips. Ja. Vertel. Een schaaltje met chips. Ja. Het dilemma van vandaag. Gaan we naar de stand trouwens? Gaan we rijden over de hele siat? Nou, dat is op zich nog niet eens een slecht idee. Sander reelt het toch allemaal wel toch?

Totom? Echt? Nou, de brug, chips, dilemma. Als je nog maar één smaak mag kiezen voor de rest van je leven om te eten. Ja. Welke smaak zou je dan? Ja, die is echt heel makkelijk. Ja? Ja, eigenlijk is die heel makkelijk. Jeetje. Ja? Ja. Tuurlijk. Superchip is naturel. Weet je wel? Ja? Ja, tuurlijk. Ja? Want? Daar kan ik aan erover heen gooien of sausjes bij gebruiken. Ja. Ja. Jij zoekt wel weer de uitverstoel. Nee, dat is de strategie. Ja, nee. Nee, maar dan ben ik het meest flexibel. Je komt er wel goed vanaf. En wat als je nou... Ik kan ook zeggen dat het zijn favoriete chips. Ja dat kan ook. Natuurlijk al is het...

Nou goed, je favoriete chips of wat voor kruiden zou je er dan om doen? Kom jij op dezelfde? Nee, ik zou... Ik denk, dat is een beetje guilty pleasure, eet ik maar één keer op een jaar. Met dipso's. Dat is best lekker. Van die Bugles met die kaas. Dat is ook goed. Mijn favoriete chips is dan tortilla's, pulled pork erover heen, een beetje salsa van de barbecue. Uiteraard. En een beetje uim. En lentaar. En jij? Ik heb die superchips, maar dan de ribbel en voor mij is dat de sweets in chili smak. Oh, ja? Paarse zetje. Die is van Lees of van Crokey? Ja, ik heb het vermoed van Lees. Ik pak hem gewoon altijd. Ik kijk niet meer naar Amerika. Wel duur geworden hè, chips? Ja, alles is duur geworden. Het is niet te doen.

Maar, wat staat er voor het weekend? Het is alweer donderdag hè? Het is alweer donderdag. Ik heb echt niet zo zieken over het weekend. Dus ben je niet gelukt. Dus wat ga je in het weekend doen na het werken? Ja, zaterdag of weet je wat ik moet doen? Voet je bal? Voet je bal? Ik moet in de brandgang gaan. Ik klim op van de buren die aan de brandganggrenzen ga ik snoeien. Dat doen ze niet zelf. Dan heb ik een verjaardag. En s'avonds komen de twee vrienden barbecueen. Zondag-vaderdag. Dus ik heb erg hoge verwachtingen van mijn cadeau. Ja, en dan moet ik mezelf even een cadeau gaan brengen. En dan is het weer zo onbehaafd. Dan ga ik me voorbereiden op de werkweek. De nieuwe week. De nieuwe ronde Nieuwe Kansen.

Ik zie straat. En jij? Nou ik denk vrijdagavond zal niet heel spannend zijn. Naast een beetje gamen vermoed ik. Zaterdag hebben wij een kinderverjaardag. O ja, dat heb ik zei eens vernoemd. Je zat in de auto voor een keer. Je moet hem appen hè, op een keer over tien jaar. Ja, de kindervjaardag en onze vriendenkring lopen we nog wel eens uit de hand. En dat is eigenlijk gewoon stondag.

Dus dat is zaterdag en dan zondag en vaderdag. Dus dan kunnen we naar de schoonvaders.

En dan zondagavond voorbereiden op de week. Zondagavond weer inderdaad in de fetushouding. Jan kan kijken naar volgende week en hoeveel druk mijn agenda is. Maar die is nooit druk genoeg he? Nee, daar kan altijd nog bij. We zitten 24 uur in de dag he? Daarom he. Dus op zich. Dat is best veel. 7x24. Dat is veel. Dus wat dat betreft heb ik veel vrije tijd. Daarom. Wat was dit ook weer voor een fantastisch gebouw? Dit is het Topshuis. Daar zat vroeger de controle van de stofvotering. Ja, echt een prachtig gebouw. Niels Jans nog. Niels Jans, het pretpark. Daar is heel het strand. Waar ik eigenlijk het liefst nog even zou stoppen om een foto te maken om iedereen te asbakken. Maar dat is wel veel moeite.

Ja, dat is wel een beetje zo. Dat zijn natuurlijk drukker. Ja, dan gaan we wel meer afronden. Ja, gaan we afronden. De derde. Op naar de podcast nummer vier. Ik vond hem weer beter dan de vorige. We worden elke keer weer stukken beter. Ik voel het aan alles. Ik ook. Jullie bedankt voor het luisteren, kijken, liken, reageren, alles erop en eraan. Blijf dat ook zo veel boek doen natuurlijk. Of doe het niet als je onze stemmen en die wil horen. Maar goed, dan wil je niet deze podcast luisteren. Dat is niet verknemd. Nee, ik wil het wel opzien. Bedankt weer, tot de volgende podcast. De groeten.