Geen kwartaal-rapport, wel een AI Audit Agent die continu door je HubSpot loopt en signaleert: dead properties, lifecycle-anomalieen, deals die te lang in dezelfde stage staan, owners die zijn vertrokken. Een doorlopende HubSpot audit op CRM hygiene, met een RevOps-lead die de bevindingen oppakt.
De Audit Agent is geen consultancy-doorlichting en geen kwartaal-spreadsheet. Het is een werk-eenheid die altijd-aan draait op je HubSpot, op vaste regels signaleert, en bevindingen plaatst als taken voor je RevOps-lead. Geen vier-keer-per-jaar opschoonactie, wel een ritme waarin het systeem schoon blijft.
De meeste B2B-bedrijven huren een keer per jaar of per kwartaal iemand in om de HubSpot door te lichten. Het rapport komt, er worden tien dingen opgelost, en een half jaar later is het weer een puinhoop. Dat komt doordat data-vervuiling continu is, opschoning niet. De Audit Agent draait die logica om.
De agent draait op een regelset die past bij jouw datamodel. Vier dingen die je wilt weten voor je hem live zet: welke checks, met welke stack, hoe het in HubSpot landt en wat we meten.
Regelset
Default-regelset bestaat uit 20 tot 40 checks, ingedeeld in vier categorieen: data-hygiene (dead properties, duplicates, ontbrekende verplichte velden), lifecycle-integriteit (anomalieen in stage-overgangen, contacts zonder lifecycle), deal-momentum (stale deals, deals zonder activiteit, deal-stages die te lang duren) en ownership (verweesde records, owners die uit de organisatie zijn). Per klant tunen we de drempels op basis van je datamodel en branche.
Stack
Default-stack: HubSpot Operations Hub voor de data-kwaliteit-checks, Breeze voor classificatie van complexere patronen (bijvoorbeeld 'wat is een normale deal-duur voor dit type opportunity'), en een lichte custom-flow op Claude voor de signalen die meer context-gevoel vragen. Alles landt als activiteiten en taken in HubSpot, geen extern dashboard om bij te houden.
Landing
Elke bevinding landt als taak in HubSpot, met severity-score (kritiek, hoog, midden, laag), eigenaar (default je RevOps-lead, of de owner van het object) en een suggestie voor actie. Kritieke bevindingen krijgen ook een Slack of email-notificatie. In het dashboard zie je trends per week en per categorie, zodat je niet alleen losse cases oplost maar ook patronen aanpakt.
KPI's
Vier standaard-KPI's: open bevindingen per categorie (target: dalend), gemiddelde tijd-tot-resolutie per severity, percentage records met owner versus verweesde records, en data-kwaliteit-score (samengesteld). Maand-review met RevOps-lead om patronen op te lossen door structureel werk (workflow toevoegen, property uitzetten, lifecycle-regel aanpassen).
Een B2B mid-market-organisatie had een keer per jaar een externe audit op hun HubSpot, en intern niemand die er continu naar keek. Tussen audits zakte de data-kwaliteit zichtbaar in. We hebben eerst een eenmalige opschoon-actie gedaan (de baseline op orde) en daarna de Audit Agent erop gezet met 30 checks op maat van hun datamodel.
Na drie maanden waren open kritieke bevindingen gehalveerd, omdat de RevOps-lead patronen kon zien in plaats van losse cases. De agent loste niets zelf op, hij maakte het werk wel zichtbaar zodat er een ritme ontstond.
Op een Audit Agent-traject zit je met Carel als architect (kiest de checks, tuned drempels) en Carsten op data-integratie en datakwaliteit. Yoni haakt aan bij de lifecycle-checks omdat die strategisch zijn.
De vragen die we elke kennismaking horen.
Een eenmalige audit geeft je een snapshot, de Audit Agent geeft je een ritme. Een audit-rapport van een externe partij is gemiddeld twee maanden later alweer achterhaald. De agent draait continu en bewaart de trend, zodat je niet alleen losse cases oplost maar ook patronen aanpakt (bijvoorbeeld een workflow die structureel verkeerde lifecycle-stages zet).
Default niet. De agent signaleert, plaatst taken en houdt het dashboard bij. De RevOps-lead aan jouw kant lost op. Dat is bewust, omdat veel bevindingen context vereisen die de agent niet heeft (waarom is deze property verlaten, wie was de owner, etc). Voor heel specifieke checks (bijvoorbeeld duplicates samenvoegen volgens een vaste regel) kunnen we wel een auto-fix inbouwen, maar pas na expliciete goedkeuring per check.
Een werkende HubSpot-tenant met meer dan 6 maanden data (anders is er niets te bewaken), bij voorkeur eerst een eenmalige opschoon-actie zodat de baseline op orde is, en een RevOps-lead of CRM-admin die eigenaar wordt. Operations Hub Pro of hoger maakt het krachtiger maar is niet strikt nodig voor de basis-set.
Default ja. Voor Salesforce is een vergelijkbare bouw mogelijk, maar het is een langer traject omdat de checks anders gewichten krijgen in een ander datamodel. Voor andere CRM's is het een sparring-call. Onze sterkte zit in HubSpot, dat is waar we Platinum Partner zijn en waar de native integraties draaien.
Risico als je geen drempels tuned. Daarom besteden we de eerste twee weken aan het kalibreren van severity en drempels op jouw datamodel. Een 'dead property' bij een organisatie van 30 mensen is iets anders dan bij 300. We tunen door, een check die meer dan 10 procent ruis oplevert wordt aangepast of uitgezet. Dashboards die ruisen worden genegeerd, dus dat is geen optie.
Nee, eerder een onderdeel. RevOps as a Service is een retainer waarin we structureel je RevOps-werk doen: architectuur-bewaking, datakwaliteit, nieuwe processen aanleggen, training. De Audit Agent kan los, maar zit ook standaard in onze RaaS-retainer omdat hij ons werk efficienter maakt.
Plan een strategie-gesprek. We kijken naar je huidige HubSpot, audit-historie en datakwaliteit en geven een eerlijke scope. Geen verkoopgesprek.