HubSpot implementatie
Een HubSpot-implementatie is zelden technisch lastig. Het platform doet grotendeels wat je aanklikt. Wat trajecten laat mislukken zijn de keuzes eromheen: wat je migreert, wat je weglaat, wie eigenaar is en of het team er daarna mee gaat werken. Hieronder wat er specifiek bij HubSpot komt kijken, wat het kost en waar het in de praktijk misgaat.
Wat HubSpot zelf doet, en wat niet
Veel mensen weten niet dat HubSpot zelf onboarding levert. Dat scheelt geld, en het dekt minder dan je denkt.
Op Professional en Enterprise rekent HubSpot een eenmalige onboardingfee. Die is verplicht bij de aanschaf en je kunt hem niet overslaan.
Je krijgt daarvoor begeleiding van HubSpot zelf: sessies waarin ze uitleggen hoe het platform werkt en meekijken terwijl jij het inricht. Het is advies en training, geen inrichting.
Reken er dus niet op dat je portal na die onboarding staat. Je weet dan hoe het werkt, niet hoe jouw proces erin hoort.
Datamigratie uit je oude systeem, koppelingen met ERP of boekhouding, het opschonen van je bestaande data, en de inrichting van processen die specifiek zijn voor jouw organisatie.
Dat is precies het deel waar de tijd in gaat zitten, en het deel dat bepaalt of mensen het systeem gaan gebruiken.
Eén team, één pijplijn, geen migratie en geen koppelingen. Dan brengt de onboarding van HubSpot plus een paar dagen zelf uitzoeken je ver genoeg.
Bel een partner als je merkt dat je vastloopt, niet vooraf. Zie ook waar je op let bij het kiezen van een partner.
Wat er bij HubSpot anders is
Vier dingen die een HubSpot-traject onderscheiden van een willekeurige CRM-implementatie.
HubSpot rekent af op marketingcontacten, niet op alles wat in je database staat. Een contact dat je wel bewaart maar nooit aanschrijft, zet je op niet-marketing en die telt niet mee voor je abonnement.
De duurste fout die we bij nieuwe klanten zien is de volledige database importeren en alles als marketingcontact aanzetten. Dan betaal je jarenlang voor records die je nooit mailt.
Beslis dit vóór de import. Achteraf omzetten kan, maar je abonnement is dan al vastgezet.
Marketing, sales en service werken op hetzelfde contact- en bedrijfsrecord. Dat is de kracht van het platform en het betekent ook dat een slordige inrichting in één hub de andere twee raakt.
Praktisch gevolg: het gesprek over definities kun je niet per afdeling voeren. Wanneer is een lead gekwalificeerd, wie is eigenaar, wat betekent een fase. Dat is één gesprek met alle teams.
HubSpot koppelt records aan elkaar met associaties, en je kunt die koppelingen een label geven: wie is beslisser, wie is factuurcontact, welk bedrijf is de moederorganisatie.
Dat wordt bij de inrichting vaak overgeslagen en later node gemist, want rapportages leunen erop. Bepaal vooraf welke relaties je wilt kunnen bevragen.
HubSpot rekent per seat en kent verschillende soorten. Niet iedereen die iets moet zien heeft een volledige seat nodig.
Neem dit mee in je raming voordat je tekent. Het verschil tussen iedereen een volledige seat geven en alleen wie hem nodig heeft, loopt over een jaar flink op.
Wat het kost en hoe lang het duurt
Realistische cijfers uit onze eigen trajecten bij B2B-organisaties van tien tot honderdvijftig man.
Licenties: wat HubSpot maandelijks kost, afhankelijk van hubs, tier, seats en marketingcontacten.
Onboarding van HubSpot: eenmalig en verplicht op Professional en Enterprise.
Implementatie: het inrichten, migreren en begeleiden. Grofweg een derde inrichting, een derde datamigratie en opschoning, een derde training en nazorg.
Dat laatste derde wordt het vaakst wegbezuinigd en bepaalt of de rest rendeert.
Zes tot twaalf weken van start tot werkend, bij een organisatie die beschikbaar is. Dat laatste is de bepalende factor, niet de techniek.
Reken op twee tot vier uur per week van je interne eigenaar. Zonder die persoon loopt het traject vast op beslissingen die niemand mag nemen.
Niet naar het klikwerk. Naar het in kaart brengen van hoe het proces nu echt loopt, inclusief de stappen die buiten elk systeem om gaan.
Vrijwel elke mislukte implementatie is gebouwd op hoe iemand dacht dat het ging. Loop één echte aanvraag na van begin tot eind; dat uur bespaart weken.
Waar het misgaat
Vijf patronen die we het vaakst herstellen. Geen daarvan is technisch.
Alle velden, lijsten en automatiseringen uit het oude systeem overzetten. Dan krijg je een nieuw systeem met oude problemen, en je hebt ervoor betaald.
Een migratie is het enige moment waarop je zonder discussie kunt opruimen. In vrijwel elke omgeving die we openen is een flink deel van de velden grotendeels leeg.
Marketing, sales én service in één keer. Drie teams moeten tegelijk wennen en één probleem blokkeert alles.
Begin bij het team met de duidelijkste pijn. Succes daar maakt de rest makkelijker, en je hebt dan bewijs in plaats van beloftes.
De reflex om data af te dwingen. Wie door moet, typt iets in, en dan heb je gevulde velden met waardeloze inhoud. Dat is erger dan leeg, want het lijkt te kloppen.
Het project eindigt, het bureau vertrekt en niemand voelt zich verantwoordelijk. Binnen een half jaar staan er pijplijnen die niemand kent en workflows die niemand durft aan te raken.
Eén persoon met mandaat, en een lijst van wat er draait en waarom. Dat is het hele onderhoudsplan.
Een implementatie is niet klaar bij oplevering maar als mensen het systeem gebruiken zonder eraan herinnerd te worden.
Meet welk deel van de deals een actuele fase heeft, hoeveel activiteiten worden vastgelegd en hoeveel records een eigenaar hebben. Daalt dat na drie maanden, dan heb je een procesprobleem en geen systeemprobleem.
Al een HubSpot-omgeving die niet doet wat je wilt?
De CRM Scan loopt je inrichting langs en geeft een score per onderdeel. In een paar minuten, zonder gesprek.
Veelgestelde vragen over hubspot implementatie
Wat kost een HubSpot-implementatie? +
Er zijn drie kostenposten: de licenties, de verplichte onboarding van HubSpot zelf op Professional en Enterprise, en de implementatie door jezelf of een partner.
Die laatste valt grofweg uiteen in een derde inrichting, een derde datamigratie en opschoning, en een derde training en nazorg. Dat laatste derde wordt het vaakst geschrapt en bepaalt of de rest rendeert.
Hoe lang duurt een HubSpot-implementatie? +
Zes tot twaalf weken van start tot werkend, bij een organisatie die beschikbaar is. Reken op twee tot vier uur per week van je interne eigenaar.
De techniek is zelden de vertragende factor. Beslissingen en beschikbaarheid zijn dat wel.
Is de onboarding van HubSpot genoeg? +
Voor een klein team met één pijplijn, zonder migratie en zonder koppelingen, vaak wel. Je krijgt begeleiding en training van HubSpot zelf.
Wat er niet in zit is datamigratie, koppelingen, het opschonen van bestaande data en het inrichten van jouw processen. Dat is precies waar de tijd in gaat zitten.
Wat zijn marketingcontacten en waarom is dat belangrijk? +
HubSpot rekent af op contacten die je mag en wilt aanschrijven. De rest mag gratis in je CRM staan.
De duurste fout bij een implementatie is de volledige database importeren en alles als marketingcontact aanzetten. Beslis dit vóór de import.
Kan ik zelf HubSpot implementeren? +
Ja, zeker bij één team en een eenvoudig proces. Je leert het systeem kennen en houdt de regie.
Een partner loont zodra je migreert vanuit een bestaand systeem, meerdere teams bedient of koppelingen nodig hebt. Niet omdat het technisch lastig is, maar omdat die keuzes jarenlang meegaan.
Waarom mislukken HubSpot-implementaties? +
Zelden door de software. De vijf meest voorkomende oorzaken: de oude inrichting één op één kopiëren, alle hubs tegelijk live zetten, te veel verplichte velden, geen eigenaar na oplevering, en adoptie niet meten.
Alle vijf zijn beslissingen, geen technische problemen.
Moet ik al mijn data meenemen? +
Nee, en dat is een keuze. Contacten, bedrijven, deals en bijbehorende activiteiten komen doorgaans mee. Of je tien jaar aan gesloten deals meeneemt, beslis je op basis van of je erop gaat rapporteren.
Neem wel bron en inschrijfdatum mee als velden; onder de AVG moet je kunnen aantonen waarom iemand in je database staat.
Wat is het verschil met een gewone CRM-implementatie? +
De aanpak is grotendeels hetzelfde, zie ons stappenplan voor CRM-implementatie. Specifiek voor HubSpot zijn de marketingcontacten, het gedeelde datamodel over alle hubs, de associatielabels en het seatmodel.
Hoe weet ik of de implementatie geslaagd is? +
Niet aan de oplevering maar aan de adoptie na drie maanden. Meet welk deel van de deals een actuele fase heeft, hoeveel activiteiten worden vastgelegd en hoeveel records een eigenaar hebben.
Meer weten over hoe wij jou kunnen helpen?
