menu
Integratie · AFAS

HubSpot koppelen aan AFAS

AFAS opent zich via connectoren die iemand expliciet moet klaarzetten. Dat maakt de koppeling voorspelbaar en het verklaart ook waarom het ontwerp belangrijker is dan de techniek.

Doe de CRM Scan Plan adviesgesprek
HubSpot AFAS koppeling
App connector
de toegangspoort tot Profit
Get en Update
lezen en schrijven, gescheiden
5+ jr
HubSpot Platinum Partner
Hoe AFAS opengaat

Connectoren, en wat dat voor je project betekent

Anders dan bij de meeste systemen krijg je geen generieke toegang tot alles. Je krijgt precies wat er is klaargezet.

App connector met een token

Een beheerder maakt in Profit een App connector aan en hangt daar de connectoren aan die naar buiten mogen. De koppeling werkt met een token voor die App connector. Dat is prettig voor de beheersbaarheid, en het betekent dat de eerste stap van elk project aan de AFAS-kant ligt en niet aan de onze.

GetConnector om te lezen

Een GetConnector levert rijen uit Profit, in batches, met filters en sortering. Via een meta-request zie je vooraf welke velden erin zitten, hun type, hun label en hun lengte, en bij gekoppelde codetabellen ook de mogelijke waarden. Staat het veld niet in de connector, dan komt het er niet uit. Dat is dezelfde grens als bij een kant-en-klare integratie, alleen kun je hem hier wel laten verleggen.

UpdateConnector om te schrijven

Terugschrijven gaat via een aparte connector. Lezen en schrijven zijn gescheiden, en dat is een goede gewoonte: wat je alleen hoeft te lezen, krijgt geen schrijfrecht.

Wat er stroomt
AFAS en HubSpot naast elkaar

Per object één bron van waarheid. Niet per systeem, per object.

AFAS is leidend

  • Debiteuren en facturen
  • Artikelen en prijsafspraken
  • Orders en projecten
  • Financiële status

HubSpot is leidend

  • Contact- en bedrijfsgegevens
  • Deal, offerte en opvolging
  • Eigenaar en activiteiten
  • Rapportage over de pijplijn

Wat je apart afspreekt

  • Welke velden in de connector komen
  • Hoe vaak er gelezen wordt
  • Wat er met bestaande records gebeurt
  • Wie fouten opvangt
Uit de praktijk

Waar een ERP-koppeling op vastloopt

Eerlijk over waar dit vandaan komt: wij hebben dit patroon gebouwd op Exact-koppelingen, niet op een AFAS-project. De mechaniek verschilt, de drie valkuilen hieronder niet.

Het ontbrekende veld komt pas bij de test boven

Een GetConnector is een afspraak over kolommen. Loop die voordat je begint langs met het meta-request en leg naast elk veld welke kant leidend is. Een veld dat halverwege het project blijkt te ontbreken, kost een wijziging in Profit en dus een wachtrij bij iemand anders.

Een bulkwijziging raakt de koppeling ook

Een koppeling selecteert op "gewijzigd sinds", niet op het veld dat je aanraakte. Bij een klant zette een eigenaarsmigratie van ruim vijfduizend bedrijven de ERP-koppeling stil op haar eigen dagbegrenzing, en zette onderweg 27 oude prospects als relatie in de administratie. Stem zo'n actie af met wie de koppeling beheert.

Twee kanten die mogen schrijven

Zonder afspraak over wie wint, overschrijven twee systemen elkaar. Dat merk je niet meteen, want meestal zijn ze het eens. Je merkt het bij de uitzondering, en dan is het vertrouwen in beide systemen weg. Zet daarom liever één kant op alleen lezen.

Aanpak
Hoe wij zo'n koppeling opleveren

Eerst het ontwerp, dan techniek. Die volgorde is het hele punt.

01

Veldenlijst uit het meta-request

Wat de connector levert, met type en lengte, naast de velden in HubSpot. Dat is het echte ontwerpdocument.

02

Bron van waarheid per object

Debiteur, artikel, order, contact. Vastleggen welk systeem wint, zodat niemand later hoeft te raden.

03

Op n8n of op Cloud Run

Afhankelijk van het volume en van waar de data mag staan. Zie onze pagina's over n8n en Make.

04

Eerst op een handvol records

Een kleine set door de hele keten, en de uitkomst handmatig vergelijken. Daarna pas de rest.

Eerlijk advies

Wanneer je deze koppeling niet nodig hebt

Gebruik je AFAS alleen voor salaris en personeel, dan heeft een CRM-koppeling weinig zin. De gegevens die sales nodig heeft, zitten er niet in.

Wil je alleen kunnen zien of een klant betaald heeft, dan is dat een rapportagevraag. Een periodieke export naast je dealoverzicht kost een uur en gaat nooit stuk.

En kan er aan de AFAS-kant niemand een connector klaarzetten en onderhouden, begin dan niet. Die afhankelijkheid verdwijnt niet door hem te negeren, en een koppeling zonder eigenaar valt stil op een verlopen token.

Verder lezen

Bronnen: AFAS over de GetConnector en de UpdateConnector.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over HubSpot koppelen aan AFAS

Wat is er aan de AFAS-kant nodig?

Een App connector met een token, en daaraan gekoppeld de GetConnectors en UpdateConnectors die naar buiten mogen. Dat zet een beheerder in Profit klaar.

Kan ik elk veld uit AFAS ophalen?

Alleen wat in de connector zit. Met een meta-request zie je vooraf welke velden beschikbaar zijn, met type en lengte. Ontbreekt er een, dan is dat een wijziging in Profit.

Welk systeem is leidend?

Dat bepaal je per object. AFAS voor facturen, artikelen en financiële status. HubSpot voor contacten, deals en opvolging. Laat nooit beide kanten hetzelfde veld schrijven.

Kan de koppeling ook terugschrijven naar AFAS?

Ja, via een UpdateConnector. Doe dat pas als het leesdeel staat en getest is, want een schrijffout in een administratie is duurder om te herstellen.

Hoe pakken jullie een AFAS-koppeling aan?

We beginnen bij de connector: welke GetConnectors staan open, welke velden zitten erin en welk systeem is leidend per object. Dat ontwerp is hetzelfde als bij onze Exact Online-koppelingen: één bron van waarheid per object, de richting per veld vastgelegd, en één eigenaar voor de koppeling. Daarna bouwen en testen we het leesdeel. Terugschrijven naar Profit is de laatste stap, niet de eerste.

Klaar om je commerciele motor op AI te laten draaien?

Boek een vrijblijvende RevOps-scan. In 30 minuten zie je waar jouw grootste hefboom zit, en wat het je oplevert.

Doe de CRM Scan Plan een gesprek