menu
Integratie · Exact Online

HubSpot koppelen aan Exact Online

Verkoop werkt in HubSpot, de administratie in Exact. De koppeling bepaalt welke van de twee gelijk heeft als ze iets anders zeggen. Dat is een ontwerpvraag, geen technische.

Doe de CRM Scan Plan adviesgesprek
HubSpot Exact Online koppeling
2 uur
ritme van de synchronisatie
1.960
artikelen in de laatste productsync
5+ jr
HubSpot Platinum Partner
Wat er gekoppeld wordt

Vier stromen, elk met een eigen richting

Een Exact-koppeling is niet één ding. Het zijn meestal vier losse stromen, en ze lopen niet allemaal dezelfde kant op.

Artikelen en prijzen, van Exact naar HubSpot

Exact is leidend. De productbibliotheek in HubSpot is een kopie, zodat een verkoper offreert met de prijs die de administratie kent. In het laatste traject dat wij bouwden haalde die sync elke twee uur 3.191 artikelen op, waarvan er 1.960 actief waren.

Order, van HubSpot naar Exact

Na een getekende offerte ontstaat er een verkooporder in Exact. Neem de regels van de getekende offerte en niet van de deal: die twee lopen uiteen zodra iemand de offerte-editor opent.

Orderstatus en facturen, van Exact terug

Zodat verkoop kan zien waar een order staat zonder in Exact te kijken. Let op de definitie. Wij zetten een order pas op "aflevering ingepland" als de leverdatum niet meer op de plaatshouder staat en de leveringswijze is ingevuld. Zonder die tweede voorwaarde stond elke testorder er meteen op.

Wat er stroomt
Exact Online en HubSpot naast elkaar

Per object één bron van waarheid. Niet per systeem, per object.

Exact is leidend

  • Artikelen en verkoopprijzen
  • Voorraad en magazijn
  • Facturen en openstaand bedrag
  • Orderstatus na de bestelling

HubSpot is leidend

  • Contact- en bedrijfsgegevens
  • Deal, offerte en offerteregels
  • Eigenaar en opvolging
  • Rapportage over de pijplijn

Wat je apart afspreekt

  • Btw-code en afleverland
  • Afwijkend afleveradres
  • Wie fouten opvangt
  • Wat er met de historie gebeurt
Uit de praktijk

Waar het in de praktijk op vastloopt

Drie dingen die wij zelf tegenkwamen en die niet in de documentatie staan.

De prijs die je stuurt is niet de prijs die Exact rekent

In een administratie met prijzen inclusief btw is de prijs van een orderregel altijd inclusief de btw van het artikel, wat de btw-code van de regel ook is. Exact haalt dat percentage er eerst af en legt daarna het tarief van de regel erop. Bij een Nederlandse order merk je er niets van, want dan zijn beide gelijk. Bij een exportregel kwam de order bij ons ruim 1.700 euro lager uit dan de getekende offerte. Test dus nooit alleen de binnenlandse route.

De sync-API kent de verkoopprijs niet

De aanbevolen route voor wijzigingen, filteren op een tijdstempel, geeft geen verkoopprijs. Die zit in de bulk-route, duizend artikelen per pagina. Een prijswijziging heeft bovendien een eigen tijdstempel, dus op de datum van het artikel mis je hem alsnog.

Een bulkwijziging is voor Exact een volle batch werk

Een koppeling selecteert op "gewijzigd sinds", niet op het veld dat je aanraakte. Bij een klant zette een eigenaarsmigratie van ruim vijfduizend bedrijven de Exact-koppeling stil op haar eigen dagbegrenzing, en zette onderweg 27 oude prospects als relatie in de boekhouding.

Aanpak
Hoe wij zo'n koppeling bouwen

Eerst het ontwerp, dan techniek. Die volgorde is het hele punt.

01

Bron van waarheid per object

Artikel, order, factuur, contact. Vastleggen welk systeem wint, zodat niemand later hoeft te raden.

02

Op een automatiseringslaag

Wij draaien deze koppelingen op n8n of op Cloud Run, afhankelijk van wat er nodig is.

03

Eerst op een handvol records

Vijf testorders langs alle btw-routes, en de uitkomst handmatig naast de offerte leggen.

04

Foutmelding met een ontvanger

Herstellen doe je door de deal opnieuw in te schrijven, niet door de stap te herhalen: die werkt met oude gegevens.

Eerlijk advies

Wanneer je deze koppeling niet nodig hebt

Wil je alleen zien of een klant betaald heeft, dan is dat een rapportagevraag. Een maandelijkse export naast je dealoverzicht kost een uur en gaat nooit stuk.

Maak je offertes niet in HubSpot, dan heeft de orderstroom geen aanleiding. Begin dan bij het offerteproces en niet bij de integratie.

En onderhoudt niemand bij naam de koppeling, bouw hem dan nog niet. Koppelingen gaan stil kapot: een veld wordt hernoemd, een token verloopt. Zonder eigenaar hoor je dat van een klant.

Verder lezen

Bron: de REST API-documentatie van Exact Online.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over HubSpot koppelen aan Exact Online

Welk systeem is leidend bij een Exact-koppeling?

Dat bepaal je per object. Exact voor artikelen, prijzen, facturen en orderstatus. HubSpot voor contacten, deals en offertes. Laat nooit beide kanten hetzelfde veld schrijven.

Hoe vaak synchroniseert zo'n koppeling?

Bij ons elke twee uur. Realtime klinkt beter dan het is: minder vaak synchroniseren is goedkoper, stabieler en makkelijker te herstellen.

Komen de Engelse artikelnamen mee uit Exact?

Nee. De vertalingen uit de Exact-interface geeft de API niet terug, ook niet met een andere taalheader. Die namen komen uit een export.

Wat gebeurt er als een order niet in Exact terechtkomt?

Er gaat een foutmail naar een vaste ontvanger met de melding van Exact erin. Herstellen doe je door de deal opnieuw door de workflow te halen.

Kan ik bestaande klanten uit Exact naar HubSpot halen?

Dat kan, maar het is een eenmalige migratie en geen doorlopende koppeling. Zet die twee niet tegelijk aan, want dan maak je duplicaten.

Klaar om je commerciele motor op AI te laten draaien?

Boek een vrijblijvende RevOps-scan. In 30 minuten zie je waar jouw grootste hefboom zit, en wat het je oplevert.

Doe de CRM Scan Plan een gesprek