Wat is CPQ?
CPQ staat voor Configure, Price, Quote: software die bepaalt wat een klant kan afnemen, wat dat kost en daar een offerte van maakt. De waarde zit niet in het sneller typen van offertes. Hij zit erin dat prijzen, kortingen en voorwaarden niet meer per verkoper verschillen.
Wat CPQ precies doet
Drie stappen, en de meeste organisaties hebben er maar één van op orde.
Vastleggen wat een klant kan afnemen en welke combinaties logisch zijn. Welke modules horen bij welk pakket, wat sluit elkaar uit, wat is verplicht bij wat.
In een eenvoudig aanbod is dit triviaal. Zodra je varianten, staffels of afhankelijkheden hebt, is het de stap die fouten voorkomt die later geld kosten.
De prijs bepalen op basis van die configuratie, inclusief staffels, looptijden en kortingsregels. Hier zit in de praktijk de meeste winst.
Zonder regels geeft elke verkoper korting naar eigen inzicht. Met regels is korting een keuze binnen bandbreedtes, en zie je achteraf wat hij je gekost heeft.
Er een offerte van maken die er uitziet zoals je merk eruitziet, digitaal te ondertekenen is en terugschrijft naar je CRM.
Dit is het zichtbare deel en daardoor vaak het enige waar naar gekeken wordt bij de aanschaf. Het is ook het deel dat het minst oplevert als de eerste twee niet staan.
Wanneer je het nodig hebt
CPQ is niet voor iedereen, en het verkeerde moment maakt het een dure administratielaag.
Een offerte maken duurt langer dan een uur. Twee verkopers geven een andere prijs voor hetzelfde. Er gaat een Excel rond met de actuele tarieven. Niemand weet wat er dit jaar aan korting is weggegeven.
Dat laatste is het duidelijkste signaal. Als je die vraag niet uit je systeem kunt beantwoorden, stuur je op omzet zonder te weten wat je ervoor hebt ingeleverd.
Zodra je met abonnementen, looptijden of gemengde facturatie werkt, loopt een handmatige offerte snel vast. Een regel van 120 euro per maand bij een looptijd van twee jaar is geen 120 euro, en een optelling van eenmalige en maandelijkse bedragen is betekenisloos.
Dit is waar de meeste handmatige offertes stilletjes fout gaan: het totaal klopt niet, en niemand merkt het omdat het er plausibel uitziet.
Een vast aanbod met drie pakketten en nauwelijks maatwerk heeft geen CPQ nodig. Een goede offertetemplate in je CRM is dan genoeg en kost een fractie.
Ook geldt: als je prijsbeleid niet is vastgesteld, kun je het niet automatiseren. CPQ dwingt je de keuzes te maken die je tot nu toe per deal maakte. Dat gesprek is het echte werk.
CPQ in HubSpot
HubSpot heeft CPQ sinds Commerce Hub ingebouwd. Wij hebben er een volledig eigen offertesjabloon op gebouwd, en dit is wat je moet weten voordat je begint.
Producten en line items, offertes met digitale ondertekening, betaallinks en terugkoppeling naar de deal. Voor veel B2B-organisaties is dat genoeg zonder extra software.
Wat er niet standaard in zit is configuratielogica van het niveau dat je bij een configurator verwacht. Heb je echt afhankelijke opties en uitsluitingen nodig, dan kijk je naar een gespecialiseerde CPQ ernaast.
De standaardsjablonen zijn functioneel en generiek. Je kunt eigen sjablonen bouwen met eigen modules, en dan is er geen zichtbaar verschil meer met je website.
Praktisch punt: eigen lettertypen moet je inbedden, want een verwijzing naar een externe fontdienst wordt in de offerte geblokkeerd. En de knopkleuren van de native onderdelen staan in een aparte thema-instelling die voor alle offertes tegelijk geldt.
De frequentie van een regel zit niet automatisch in de gegevens die een sjabloon meekrijgt. Je moet hem per regel ophalen, anders toont je offerte bedragen zonder te vermelden of het per maand of eenmalig is.
Tel eenmalige en terugkerende bedragen ook nooit bij elkaar op in één totaal. Toon ze apart, met daarnaast de totale contractwaarde over de looptijd. Dat laatste is het getal waar je klant op tekent.
Een nieuw CPQ-sjabloon verschijnt niet in de oude offerteflow. Maak je een offerte aan vanuit het overzicht, dan krijg je alleen de oude sjablonen te zien en denk je dat je werk niet is opgeslagen.
Start vanaf het dealrecord. Dan pakt hij wel de nieuwe sjablonen. Dit kost mensen standaard een halve dag zoeken.
Wat het oplevert
Wat we terugzien bij B2B-organisaties die de stap maken.
Een offerte die een uur kostte, kost minuten. Dat is de winst die het makkelijkst te verkopen is en in de praktijk de minste waarde heeft, want die uren worden opgevuld met ander werk.
Dit is de echte opbrengst. Zodra korting een regel is in plaats van een gebaar, kun je voor het eerst zien wat hij kost. In de meeste organisaties die wij openen is dat bedrag hoger dan verwacht.
Toon de korting bovendien in de offerte zelf, als subtotaal, kortingsbedrag en percentage. Een klant die ziet wat hij krijgt, onderhandelt minder dan een klant die een rond bedrag ziet.
Als elke offerte dezelfde structuur heeft, is de som van je openstaande offertes voor het eerst een getal waar je op kunt sturen. Daarvoor was het een optelling van losse documenten.
CPQ repareert geen prijsbeleid dat niet bestaat, en het maakt een ingewikkeld aanbod niet eenvoudig. Het legt het alleen vast.
Als verkopers er nu omheen werken met eigen spreadsheets, zullen ze dat blijven doen zolang het systeem hun werk niet makkelijker maakt. Begin bij hun bezwaar, niet bij de software.
Loopt jouw offerteproces vast op de techniek of op de afspraken?
De RevOps Scan kijkt naar je processen, data en systemen en laat zien waar de vertraging zit. In een paar minuten, zonder gesprek.
Veelgestelde vragen over CPQ
Waar staat CPQ voor? +
Configure, Price, Quote. Oftewel: vastleggen wat een klant kan afnemen, bepalen wat dat kost en daar een offerte van maken.
In de praktijk wordt de term ook gebruikt voor alleen het offertedeel, maar de waarde zit juist in de eerste twee stappen.
Wat is het verschil tussen CPQ en een offertetool? +
Een offertetool maakt een document. CPQ bepaalt eerst wat erin mag staan en wat het kost, en maakt daarna pas het document.
Heb je een vast aanbod zonder maatwerk, dan is een offertetool genoeg en veel goedkoper.
Heeft HubSpot CPQ? +
Ja, via Commerce Hub. Producten, line items, offertes met digitale ondertekening en betaallinks zitten erin, met terugkoppeling naar de deal.
Wat er niet in zit is zware configuratielogica met afhankelijke opties en uitsluitingen. Daarvoor kijk je naar een gespecialiseerde CPQ naast je CRM.
Kun je HubSpot-offertes in je eigen huisstijl maken? +
Ja. Je kunt eigen sjablonen bouwen met eigen modules, zodat de offerte er hetzelfde uitziet als je website.
Twee praktische punten: eigen lettertypen moet je inbedden omdat een externe fontdienst geblokkeerd wordt, en de kleuren van de native onderdelen staan in een aparte thema-instelling die voor alle offertes tegelijk geldt.
Hoe toon je maandelijkse en eenmalige bedragen in één offerte? +
Gescheiden, nooit opgeteld. Toon per frequentie een subtotaal en daarnaast de totale contractwaarde over de looptijd.
Dat laatste getal is waar je klant op tekent. Een optelling van eenmalige en maandelijkse bedragen is betekenisloos en ziet er wel plausibel uit, wat het gevaarlijk maakt.
Wanneer heb je geen CPQ nodig? +
Bij een vast aanbod met een handvol pakketten en weinig maatwerk. Een goede offertetemplate in je CRM volstaat dan.
En als je prijsbeleid niet is vastgesteld, is het te vroeg. CPQ dwingt je keuzes te maken die je nu per deal maakt; dat gesprek is het eigenlijke werk.
Wat kost een CPQ-implementatie? +
Dat hangt vooral af van hoe complex je prijsmodel is, niet van het aantal gebruikers. Een vast aanbod vastleggen is een kwestie van dagen; staffels, looptijden en kortingsregels kosten meer.
De grootste kostenpost is het vaststellen van de regels zelf, en dat is intern werk dat je niet kunt uitbesteden.
Hoe lang duurt het? +
Voor een afgebakend aanbod enkele weken. Reken langer zodra er meerdere productlijnen, looptijden of landen in het spel zijn.
Net als bij een CRM-implementatie is de techniek zelden de vertragende factor. Beslissingen zijn dat wel.
Werkt CPQ samen met mijn boekhouding of ERP? +
Meestal wel, via een koppeling. Let erop dat je vooraf bepaalt welk systeem leidend is voor prijzen: als beide kanten mogen wijzigen, krijg je verschillen die niemand kan verklaren.
Waar kan ik verder lezen over dit soort vraagstukken? +
Deze vraagstukken hangen samen: ze komen bijna allemaal voort uit afspraken die nooit zijn gemaakt. Een overzicht van hoe ze samenhangen staat bij wat is RevOps.
Meer weten over hoe wij jou kunnen helpen?
