Operational Excellence met HubSpot en ClickUp bij Frame Offices

Frame Offices creëert inspirerende werkplekken, vergaderruimtes en kantoren op toplocaties in Nederland. Vanuit locaties in onder andere Rotterdam, Den Haag en Amsterdam bieden ze ondernemers en professionals een plek waar gastvrijheid, efficiëntie en flexibiliteit samenkomen. Hun missie is om ondernemers en teams te laten floreren in een omgeving die meebeweegt met hun ambities. Achter deze soepele ervaring schuilt een organisatie die voortdurend werkt aan verbetering, zodat ieder proces van offerte tot oplevering even professioneel en persoonlijk verloopt.

Home
Cases
Operational Excellence met HubSpot en ClickUp bij Frame Offices

HubSpot ingericht op dagelijkse operationele processen

Synchronisatie tussen HubSpot en ClickUp

Eén centrale werkwijze voor sales en operations

Over Frame Offices

Van versnipperde informatie naar een helder geheel

De basis versterken

De samenwerking tussen Frame Offices en Addmark begon met een duidelijke uitdaging: hoe kunnen we de samenwerking tussen sales en operations versterken door processen slimmer in te richten? In de eerste fase brachten we alle werkprocessen, datastromen en afhankelijkheden in kaart. Dit resulteerde in een blueprint waarin de ideale samenwerking tussen teams en systemen werd vastgelegd. Op basis van die blueprint richtten we HubSpot opnieuw in, volledig afgestemd op de manier waarop Frame Offices dagelijks werkt. De verschillende fasen binnen de salesflow werden opnieuw gedefinieerd en de interne communicatiestromen geoptimaliseerd. Zo komt informatie altijd bij de juiste persoon terecht, op het juiste moment. HubSpot is daardoor niet langer alleen een CRM, maar de ruggengraat van de commerciële en operationele organisatie.

Slimmer verbinden

Van losse systemen naar één werkend ecosysteem

Om processen verder te stroomlijnen, ontwikkelden we een koppeling tussen HubSpot en ClickUp. Dankzij deze integratie worden dealgegevens automatisch gedeeld tussen beide systemen, waardoor sales en operations altijd werken met dezelfde actuele informatie. Dit voorkomt dubbel werk, verhoogt de efficiëntie en zorgt ervoor dat projecten direct kunnen worden opgevolgd zodra een deal in HubSpot verandert van status. Na de technische implementatie volgden trainingen voor zowel het sales- als operationsteam. Tijdens deze sessies leerden medewerkers niet alleen hoe HubSpot en ClickUp met elkaar communiceren, maar vooral hoe ze de nieuwe werkwijze kunnen benutten om hun dagelijkse werkzaamheden sneller en overzichtelijker te maken. Het resultaat is één uniforme manier van werken waarin structuur, inzicht en samenwerking samenkomen. Daarmee heeft Frame Offices een belangrijke stap gezet richting nóg betere Operational Excellence.

Werkwijze

Een strategisch ingerichte onboarding

Met een strategische aanpak zorgen we ervoor dat de onboarding van het HubSpot platform soepel en succesvol verloopt, waarbij we focussen op first impact. Binnen maximaal 90 dagen kun jij en je team met HubSpot aan de slag om de eerste impact te maken met de middelen die je voor handen hebt. Hoe we dat doen? Dat leggen we uit in 5 duidelijke stappen.

We beginnen met het begrijpen van jouw business en processen. We kiezen niet voor een plug-and-play aanpak, maar een strategie op maat gecombineerd met best practices omtrent het gebruik en inrichting van HubSpot. Dit hele verhaal vertalen we in een totaalschets, waarbij we een ideale inrichting kiezen op het gehele gebied van marketing, sales en service. Zodoende hebben we een goede praatplaat met een stip aan de horizon, maar heb je per onderdeel een afgekaderd projectplan.

Data is waardevol, maar alleen als het overzichtelijk en bruikbaar is. Als onderdeel en in navolging van de Strategy Mapping, maken we samen een overzicht van de velden en al dan niet Custom Objects die voor jouw business waardevol zijn. Hierbij zorgen we er ook voor dat we ze zo ver als mogelijk ‘dummy proof’ maken. Dat wil zeggen dat we vaker kiezen voor datavelden met dropdown select, multiple checkbox of andere vaste mogelijkheden in tegenstelling tot open tekst velden.

HubSpot biedt veel mogelijkheden, maar alleen als het goed is ingericht gaat het platform vóór je werken in plaats van tegenwerken. We zorgen voor de juiste pipelines, zetten slimme marketingtools en workflows op en nemen handmatige taken uit handen. Daarnaast voegen we dashboards en rapportages toe voor realtime-inzicht. Maar we gaan verder dan de basis: we koppelen HubSpot aan bestaande systemen, zodat alles soepel samenwerkt. Het resultaat? Een krachtig en efficiënt platform.

Voordat we live gaan, testen we alles tot in de details. Van data-overdracht tot de werking van automatiseringen, formulieren en rapportages: alles wordt nauwkeurig gecontroleerd. Dit doen we in samenwerking met jou, zodat feedback direct kan worden verwerkt. Hierdoor borgen we ook dat HubSpot perfect aansluit op de praktijk. Het is natuurlijk funest voor de adoptie als er bij de livegang al veel wijzigingen doorgevoerd moeten worden.

Een goed systeem is pas echt waardevol als iedereen ermee kan werken. Daarom geven we een praktijkgerichte, hands-on training waarin gebruikers leren hoe ze HubSpot direct effectief kunnen gebruiken. We zorgen voor duidelijke uitleg, concrete voorbeelden en praktische tips, zodat de overgang soepel verloopt en het systeem optimaal wordt benut. We blijven beschikbaar voor vragen en denken actief mee over verbeteringen. Het begint natuurlijk pas écht als de onboarding achter de rug is. Zo halen we niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst het maximale uit HubSpot.

"We beginnen met het begrijpen van jouw business en processen. We kiezen niet voor een plug-and-play aanpak, maar een strategie op maat gecombineerd met best practices omtrent het gebruik en inrichting van HubSpot. Dit hele verhaal vertalen we in een totaalschets, waarbij we een ideale inrichting kiezen op het gehele gebied van marketing, sales en service. Zodoende hebben we een goede praatplaat met een stip aan de horizon, maar heb je per onderdeel een afgekaderd projectplan."

Ewoud Mosterd Frame Offices