HubSpot verbindt data, teams en systemen bij Special Cargo

Special Cargo is een specialist in veilig en verantwoord transport van hoogwaardige en gereguleerde goederen. Van farmaceutische producten en medische apparatuur tot high-tech apparatuur en ADR-transporten: het bedrijf verzorgt logistieke trajecten waarin kwaliteit, veiligheid en precisie centraal staan. Onder de vlag van Special Cargo Services, Special Cargo College en Isologic combineert de organisatie drie pijlers die elkaar versterken. Met Special Cargo Services biedt het bedrijf geavanceerde logistieke oplossingen, inclusief warehousing en distributie onder GDP- en ISO-normen. Via Special Cargo College worden chauffeurs en logistieke professionals opgeleid volgens de hoogste kwaliteitsstandaarden, zodat kennis en vakmanschap binnen de sector behouden blijven. En met Isologic ondersteunt het bedrijf klanten bij audits, validaties en procesverbetering, gericht op volledige naleving van regelgeving.

Home
Cases
HubSpot verbindt data, teams en systemen bij Special Cargo

Migratie van SuperOffice naar HubSpot

Koppeling met Exact Globe via APICenter

Verbinding tussen mens, data en proces

Van losse systemen naar één krachtig platform

Één klantbeeld als startpunt voor groei

We trapten samen met Special Cargo weer af met een Strategy Mapping. Deze blauwdruk van processen hebben we vervolgens met onze HubSpot kennis aangescherpt en getoetst. Daarna hebben we onze focus gelegd op de overstap van SuperOffice naar HubSpot. We begonnen met een uitgebreide inventarisatie van de bestaande SuperOffice structuur. Alle velden, relaties en workflows werden in kaart gebracht en vertaald naar HubSpot. Vervolgens werd de data opgeschoond en ontdubbeld, zodat alleen actuele en betrouwbare informatie werd overgezet. Zo ontstond een schoon en toekomstbestendig CRM dat direct klaar was voor gebruik. Een belangrijk onderdeel van het project was de koppeling met Exact Globe via APICenter. Deze integratie zorgt voor automatische synchronisatie van klant- en bedrijfsinformatie tussen HubSpot en het financiële pakket. Daardoor werken marketing, sales en administratie met dezelfde informatie, zonder handmatige invoer of exportbestanden.

Van automatisering tot activatie

Marketing en sales in één soepele workflow

Na de migratie richtten we HubSpot in met de drie Hubs: Marketing, Content en Sales. Binnen de Sales Hub ontwikkelden we een op maat gemaakte deal pipelines, volledig afgestemd op de commerciële structuur van Special Cargo. Daarnaast zijn er onder andere custom quotes ontworpen in de huisstijl, zodat offertes direct en professioneel vanuit HubSpot kunnen worden verstuurd. Slimme workflows zorgen voor automatische opvolging van leads, taaktoewijzing en herinneringen, waardoor geen enkele kans onbenut blijft. Ook zijn alle websiteformulieren vervangen door HubSpot forms, zodat nieuwe leads direct gekoppeld worden aan de juiste pipeline en verantwoordelijke verkoper. Binnen de Marketing en Content Hub is structuur aangebracht in e-mailmarketing en content. Hierdoor kan marketing doelgerichter communiceren en ziet sales precies welke contacten interesse tonen. Door deze nauwe samenwerking beschikken beide teams over één actueel klantbeeld en kunnen ze gezamenlijk sturen op resultaat.

Werkwijze

Een strategisch ingerichte onboarding

Met een strategische aanpak zorgen we ervoor dat de onboarding van het HubSpot platform soepel en succesvol verloopt, waarbij we focussen op first impact. Binnen maximaal 90 dagen kun jij en je team met HubSpot aan de slag om de eerste impact te maken met de middelen die je voor handen hebt. Hoe we dat doen? Dat leggen we uit in 5 duidelijke stappen.

We beginnen met het begrijpen van jouw business en processen. We kiezen niet voor een plug-and-play aanpak, maar een strategie op maat gecombineerd met best practices omtrent het gebruik en inrichting van HubSpot. Dit hele verhaal vertalen we in een totaalschets, waarbij we een ideale inrichting kiezen op het gehele gebied van marketing, sales en service. Zodoende hebben we een goede praatplaat met een stip aan de horizon, maar heb je per onderdeel een afgekaderd projectplan.

Data is waardevol, maar alleen als het overzichtelijk en bruikbaar is. Als onderdeel en in navolging van de Strategy Mapping, maken we samen een overzicht van de velden en al dan niet Custom Objects die voor jouw business waardevol zijn. Hierbij zorgen we er ook voor dat we ze zo ver als mogelijk ‘dummy proof’ maken. Dat wil zeggen dat we vaker kiezen voor datavelden met dropdown select, multiple checkbox of andere vaste mogelijkheden in tegenstelling tot open tekst velden.

HubSpot biedt veel mogelijkheden, maar alleen als het goed is ingericht gaat het platform vóór je werken in plaats van tegenwerken. We zorgen voor de juiste pipelines, zetten slimme marketingtools en workflows op en nemen handmatige taken uit handen. Daarnaast voegen we dashboards en rapportages toe voor realtime-inzicht. Maar we gaan verder dan de basis: we koppelen HubSpot aan bestaande systemen, zodat alles soepel samenwerkt. Het resultaat? Een krachtig en efficiënt platform.

Voordat we live gaan, testen we alles tot in de details. Van data-overdracht tot de werking van automatiseringen, formulieren en rapportages: alles wordt nauwkeurig gecontroleerd. Dit doen we in samenwerking met jou, zodat feedback direct kan worden verwerkt. Hierdoor borgen we ook dat HubSpot perfect aansluit op de praktijk. Het is natuurlijk funest voor de adoptie als er bij de livegang al veel wijzigingen doorgevoerd moeten worden.

Een goed systeem is pas echt waardevol als iedereen ermee kan werken. Daarom geven we een praktijkgerichte, hands-on training waarin gebruikers leren hoe ze HubSpot direct effectief kunnen gebruiken. We zorgen voor duidelijke uitleg, concrete voorbeelden en praktische tips, zodat de overgang soepel verloopt en het systeem optimaal wordt benut. We blijven beschikbaar voor vragen en denken actief mee over verbeteringen. Het begint natuurlijk pas écht als de onboarding achter de rug is. Zo halen we niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst het maximale uit HubSpot.

“Dankzij HubSpot hebben we eindelijk één centraal platform waarin data, processen en teams samenkomen. Het geeft ons grip, overzicht en vertrouwen om onze klanten nog beter te bedienen.”

Saskia Rijkaart Special Cargo

Uitgelichte cases